Du kannst deinen Mitarbeitenden Studien- oder Bildungsurlaub für Trainings und Kurse gewähren. Wie viele Weiterbildungstage Mitarbeitende erhalten, hängt oft vom Unternehmen ab. Manchmal gibt es eine feste Anzahl an Tagen pro Jahr, manchmal anteilig basierend auf dem Arbeitszeitplan. Auch ein unbegrenztes Budget ist möglich – so entscheidest du pro Urlaubsantrag selbst, ob du ihn genehmigst.
Schnell zur Erklärung der Einstellungen
Hast du die Urlaubsart noch nicht erstellt? Lies hier, wie das geht. Unten erklären wir dir, wie du die Einstellungen der Urlaubsart nach deinen Wünschen einrichtest.
Einstellungen / Allgemein
Im Bereich Allgemein gibst du der Urlaubsart einen eigenen Namen (1) und wählst den Anzeigestil (2). Sollen neu hinzugefügte KollegInnen diese Urlaubsart automatisch erhalten? Dann aktiviere das Häkchen für automatische Zuweisung (3).
Einstellungen / Budget
Berechnungsmethode
Im Standard-Template für Studien- und Bildungsurlaub geben wir 40 Stunden pro Jahr, anteilig basierend auf dem Arbeitszeitplan. Arbeitet einE Mitarbeitende in Teilzeit, berücksichtigen wir das bei der Berechnung des Budgets.
Du kannst das auch auf ein einmaliges festes Budget anpassen (wenn alle dasselbe Budget erhalten sollen), auf ein unbegrenztes Budget (dann entscheidest du pro Urlaubsantrag, ob du ihn genehmigst) oder sogar auf einen Prozentsatz der erfassten Arbeitsstunden.
Standard-Urlaubsbudget (nur bei „anteilig nach Arbeitszeitplan“)
Hier legst du fest, wie viele Stunden aufgebaut werden und wie oft dieses Budget gewährt wird. Das eingetragene Budget gilt für eine Vollzeitstelle. Das tatsächliche Budget berechnen wir anschließend basierend auf dem Arbeitszeitplan der Mitarbeitenden. Gut zu wissen: Es handelt sich um ein Standardbudget – du kannst die Stundenanzahl pro Mitarbeitende später noch anpassen.
Beispiel: Möchtest du 5 Studien- und Bildungstage pro Jahr gewähren und ein Arbeitstag umfasst 8 Stunden? Dann trägst du hier (5 x 8 =) 40 Stunden pro Jahr ein.
Zeitpunkt der Budgetfreigabe (nur bei „anteilig nach Arbeitszeitplan“)
Hier legst du fest, wann das Budget dem Urlaubsanspruch der Mitarbeitenden hinzugefügt wird. Standardmäßig wird das Budget zu Beginn jedes Jahres freigegeben.
Einstellungen / Nicht genutzte Stunden
Hier bestimmst du, wann nicht genutzte Stunden (Stunden, die am Jahresende noch nicht verwendet wurden) verfallen. Du kannst wählen, ob diese Stunden:
nie verfallen – sie werden dann jedes Jahr ins nächste Jahr übertragen;
am Jahresende verfallen – sie können dann nicht ins nächste Jahr übernommen werden;
nach einer bestimmten Frist verfallen – sie können zunächst ins nächste Jahr übernommen werden, verfallen aber zu einem festgelegten Zeitpunkt abhängig von der eingestellten Frist.
Studien- und Bildungsurlaub verfällt standardmäßig am Jahresende und kann daher nicht ins nächste Jahr übernommen werden.
Einstellungen / Erweitert
Automatisch genehmigen
Wenn Urlaubsanträge automatisch vom System genehmigt werden sollen, wähle diese Option. Anschließend legst du fest, bis zu wie vielen Stunden (pro Urlaubsantrag) automatisch genehmigt wird.
Name der Urlaubsart im Kalender verbergen
Standardmäßig sehen alle KollegInnen im Kalender, welche Art von Urlaub jemand genommen hat. So weißt du, ob jemand im Urlaub oder z. B. in Elternzeit ist. Möchtest du das für diese Urlaubsart nicht anzeigen, aktiviere diese Option. Die Mitarbeitende erscheint dann im Kalender als „nicht anwesend“ – ohne Angabe der Urlaubsart.
Verpflichtende freie Tage verrechnen
Wenn du verpflichtende freie Tage für deine Mitarbeitenden festgelegt hast (im Feature "Feiertage"), aktiviere diese Option, um diese Tage mit dem Urlaubsanspruch dieser Urlaubsart zu verrechnen.
Üblicherweise aktivierst du diese Option nur bei der Urlaubsart „Urlaub“; verpflichtende freie Tage werden dann vom Urlaubsanspruch abgezogen.
Hinweis: Hat jemand zwei Urlaubsarten zugewiesen bekommen, bei denen diese Option aktiviert ist, ziehen wir die verpflichtenden freien Tage von beiden Budgets ab.
Urlaubsart KollegInnen zuweisen
Wenn du mit den Einstellungen der Urlaubsart fertig bist, klicke auf „Speichern“. Danach kannst du die Urlaubsart deinen KollegInnen zuweisen. Lies hier mehr über das Zuweisen von Urlaubsarten.