Um ein Dokument zu erstellen, erstelle zunächst eine Dokumentvorlage mit Platzhaltern. Bei der Erstellung werden die Variablen aus der Vorlage durch Daten aus HoorayHR ersetzt. Dies ist zum Beispiel bei Verträgen oder Leihverträgen sinnvoll. Das spart Zeit und sorgt für fehlerfreie Dokumente.
Ein Dokument generieren: Schritt für Schritt
Schritt 1: Ein Dokument erstellen
Öffne den Menüpunkt „Dokumente“ in HoorayHR.
Klicke auf die Schaltfläche „Aktionen“.
Anschließend wählst du die Option „Dokument generieren“.
Schritt 2: Vorlage auswählen
Wähle die Vorlage aus, die du für die Erstellung eines Dokuments verwenden möchtest.
Schritt 3: Allgemeine Daten ausfüllen
Wähle die KollegIn aus, für die/den du das Dokument erstellen möchtest.
Gib dem Dokument einen Titel. Dieser ist auch für die KollegIn sichtbar.
Wähle eine Kategorie und ein Label für das Dokument.
Schritt 4: Platzhalter überprüfen
Du siehst hier eine Liste aller Variablen, die im Dokument verwendet werden, und welchen Wert diese Felder in HoorayHR haben.
Kontrolliere, ob alle Variablen korrekt ausgefüllt sind. Wenn Felder fehlen oder du neue Elemente wie den Vertrag oder die Anstellungsbedingungen hinzufügen möchtest, kannst du dies direkt tun, ohne die Seite verlassen zu müssen. Diese werden dann sofort in der Personalakte gespeichert.
Hast du Felder für Verträge oder Arbeitsmittel im Dokument verwendet? Dann verknüpfen wir das Dokument automatisch mit dem Element. Das macht es einfacher, das Dokument später mit dem zugehörigen Element zu finden!
Lies mehr über das Verknüpfen von Dokumenten.
Schritt 5: Vorschau überprüfen
Überprüfe in der Vorschau, ob alle Daten korrekt sind. Im Beispiel siehst du gelb markierte Felder, dies sind die Variablen, die HoorayHR ersetzt hat. Diese Markierungen werden entfernt, wenn du das Dokument speicherst.
Möchten Sie noch etwas ändern? Dann kannst du zu den vorherigen Schritten navigieren.
Schritt 6: Dokument speichern
Zufrieden mit der Vorschau? Klicke auf „Speichern“.
Du wirst nun zu dem Dokument weitergeleitet, das du gerade erstellt hast. Das Dokument ist für die Mitarbeitenden noch nicht sichtbar. Von hier aus kannst du das Dokument teilen oder zur Unterschrift anbieten.
