HoorayHR bietet die Möglichkeit, Dokumente automatisch anhand von Vorlagen zu erstellen. In diesem Artikel erklären wir, was eine Vorlage ist und wie man sie einrichtet.
Eine Vorlage ist ein Word-Dokument, das Platzhalter wie {kollegin.vorname} enthält. Beim Generieren werden die Variablen aus der Vorlage durch Daten aus HoorayHR ersetzt. Das spart Zeit und gewährleistet fehlerfreie Dokumente.
Lade hier ein Beispieldokument herunter, um direkt loszulegen.
Wer kann Vorlagen verwalten?
Welche Vorlagen verwendet und bearbeitet werden können, hängt von der Kategorie ab, mit der die Vorlage verknüpft ist. Für jede Kategorie legst du fest, wer „Bearbeitungsrechte“ hat. Das funktioniert folgendermaßen:
Admin Nutzerrechte: KollegInnen mit Bearbeitungsrechten für „alle KollegInnen“ können Vorlagen aus dieser Kategorie verwenden und verwalten (hinzufügen und bearbeiten).
Teamleitung-Nutzerrechte: KollegInnen mit Bearbeitungsrechten für das „eigene Team“ können Vorlagen aus dieser Kategorie verwenden, um ein Dokument zu erstellen, können aber keine Vorlagen verwalten.
Keine besonderen Nutzerrechte: KollegInnen ohne Bearbeitungsrechte in einer Kategorie (das sind die Standard-MitarbeiterInnen) können keine Dokumente erstellen.
Layout
Du kannst ein Dokument in deinem eigenen Layout und deiner Corporate Identity in Word formatieren. Sowohl Abbildungen, wie beispielsweise Logos, als auch Tabellen, Schriftarten, Textfelder und Farben werden alle unterstützt.
Tipp: Für das beste Ergebnis verwende eine der folgenden Schriftarten in deinem Dokument: Times New Roman, Courier New, Calibri, Arial, Source Sans Pro, Cambria, Noto Sans oder Noto Serif.
Sprache einstellen
Für jede Vorlage legst du die Sprache fest: Niederländisch, Englisch oder Deutsch. Die gewählte Sprache wird verwendet, um Felder korrekt zu übersetzen. Das gilt z. B. für Multiple-Choice-Felder wie Familienstand oder Geschlecht oder für die Formatierung von Datumsangaben.
Wie verwendet man Platzhalter?
Platzhalter sind Variablen in einem Word-Dokument, die bei der Erstellung des Dokuments automatisch durch bestimmte Daten ersetzt werden.
In HoorayHR können sich diese Platzhalter auf verschiedene Informationen über KollegInnen beziehen, z. B. auf Profilfelder, Vertrag oder Anstellungsbedingungen. Es gibt auch Variablen für Felder der Arbeitsmittel, die für die Erstellung eines Leihvertrags verwendet werden können.
Eine Variable steht in einer Vorlage zwischen geschweiften Klammern, z. B. {kollegin.vorname}. Wenn du ein Dokument erstellst, wird diese Variable automatisch durch den Vornamen der betreffenden KollegInnen ersetzt.
Eine Übersicht über alle Variablen findest du in deinem Workspace, wenn du eine Vorlage hinzufügst.
Tipp: Du kannst dich auch entscheiden, eine Variable nicht mit einem Feld in HoorayHR zu verknüpfen. In diesem Fall kannst du den Wert dieser Variable während der Dokumentenerstellung manuell eingeben.
Die Vorlage Schritt für Schritt erstellen
Schritt 1: Erstellen einer neuen Vorlage
Navigiere zu "Dokumente" in HoorayHR.
Klicke auf "Aktionen".
Wähle "Neue Vorlage".
Schritt 2: Vorbereitung des Dokuments
Erstelle ein neues Word-Dokument (.docx), in dem du unser Beispieldokument verwenden kannst.
Platziere die gewünschten Platzhalter im Dokument.
Schritt 3: Dokument hochladen
Lade das Dokument in HoorayHR hoch.
Willst du das Dokument doch noch ersetzen? Dann gehe zurück zu „Dokument vorbereiten“ und ersetze das Dokument.
Schritt 4: Einstellungen der Vorlage anpassen
Gib deiner Vorlage einen Namen. Dieser ist sichtbar, während du ein Dokument erstellst oder in der Vorlagenübersicht.
Wähle eine Kategorie. Abhängig von der Kategorie, in der sich die Vorlage befindet, wird festgelegt, wer die Vorlage verwalten und zur Erstellung eines Dokuments verwenden darf.
Wähle die gewünschte Sprache. Dies dient dazu, Variablen/Felder in die richtige Sprache zu übersetzen.
Falls erforderlich, füge eine Notiz hinzu. Diese ist bei der Auswahl einer Vorlage sichtbar, wenn du mit der Erstellung eines Dokuments beginnst.
Schritt 5: Verknüpfen der Variablen
Verknüpfe deine Variablen mit den entsprechenden Feldern in HoorayHR. Die Variablen, die du leer lässt, kannst du bei der Erstellung manuell ausfüllen.
Schritt 6: Vorlage speichern
Wenn alles korrekt konfiguriert ist, speichere die Vorlage.
Schritt 7: Ein Dokument generieren
Jetzt, wo die Vorlage erstellt wurde, kannst du sie verwenden, um ein Dokument zu erstellen. Weitere Informationen zur Erstellung eines Dokuments findest du hier