Als werkgever wil je grip hebben op je hele bedrijf en dus ook alle processen die er lopen. De documenten-feature van HoorayHR helpt je hierbij. Richt gemakkelijk categorieën en labels in en orden al je documenten.

Binnen documentenbeheer maak je gemakkelijk categorieën en labels aan. Deel jouw documenten slim in, door nieuwe categorieën aan te maken.

Binnen HoorayHR maken we gebruik van twee soorten categorieën:

Bedrijfsdocumenten zijn documenten die je deelt met het hele bedrijf of geselecteerde teams. Zodra je een document in deze categorie upload en deelt, wordt deze na het delen automatisch toegankelijk voor alle medewerkers, óf de teamleden en teamleiders van de geselecteerde teams.

Beheerders hebben altijd volledig beheer over de documenten en labels in een bedrijfsdocumenten-categorie. Daarnaast is het mogelijk om andere collega’s beheerdersrechten te geven voor één van deze categorieën. Zij kunnen dan ook alle documenten en labels in deze categorie beheren.

Medewerkersdocumenten zijn persoonlijk en altijd gekoppeld aan een medewerker. Deze documenten zijn (indien ‘gedeeld’) alleen toegankelijk voor de medewerker zelf en beheerders.

Je kunt daarnaast per categorie ook bewerkrechten toewijzen aan andere collega’s:

Een categorie kan je bewerken door naar het documentenoverzicht te gaan, waar je achter elke categorie een bewerk-knop (de drie stippen) ziet. Klik hierop en kies voor 'Bewerken'.

Wil je een complete categorie, inclusief bijbehorende labels en documenten, in een keer verwijderen? Vanuit het documentenoverzicht, zie je achter elke categorie een bewerk-knop (de drie stippen), klik op “Verwijderen".

In de bedrijfsinstellingen, onder 'Gebruikersrechten', krijg je een compleet overzicht van alle toegangsrechten binnen je organisatie. Hier zie je precies welke collega’s toegang hebben en wie teamleider- of beheerdersrechten heeft tot welke document-categorieën, en kun je vanaf hier direct wijzigen.

Binnen een categorie maak je gemakkelijk labels aan. Zie het als sub-categorieën waarmee je de documenten nog slimmer kan indelen.

Met deze labels kun je dus ook filteren zodat jij (of je collega) gemakkelijk en snel een document kan terugvinden. Je kan labels makkelijk aanmaken, bewerken of verwijderen.