In HoorayHR kannst du automatisch Dokumente anhand deiner eigenen Vorlagen erstellen. Nützlich zum Beispiel für Verträge, Gehaltsabrechnungen oder Leihverträge. Die Erstellung von Dokumenten unterstützt dich bei verschiedenen HR-Prozessen, wie zum Beispiel beim Onboarding. Wenn du neue KollegInnen hinzufügst und die Arbeitsverhältnisse aktivierst, kannst du sofort einen Vertrag erstellen und ihn zur Unterschrift vorlegen.
Auch die Verwaltung von Arbeitsmitteln ist sehr einfach: Bei der Ausgabe eines Arbeitsmittels kannst du sofort einen Leihvertrag erstellen und diesen zur Unterschrift vorlegen.
Die Dokumente sind automatisch mit den Verträgen und Arbeitsmitteln verknüpft, so dass du sie leicht an der richtigen Stelle finden kannst.
Dokumentvorlage einrichten
Eine Vorlage ist ein Word-Dokument, das Platzhalter wie z. B. {kollegin.vorname} enthält. Du verknüpfst die Variablen mit Feldern in HoorayHR, so dass sie bei der Erstellung durch die richtigen Daten ersetzt werden. Du kannst deine Word-Dokumente in deinem eigenen Design und Layout gestalten.
Du verknüpfst Vorlagen mit einer Dokumentkategorie, um einen Überblick über die verschiedenen Vorlagen zu schaffen und festzulegen, welche KollegInnen in deinem Unternehmen die Vorlagen zur Erstellung eines Dokuments verwenden können.
Lies hier Schritt für Schritt, wie du eine neue Dokumentvorlage erstellst. Mit einem Beispieldokument mit Variablen kannst du auch gleich loslegen.
Dokument anhand einer Vorlage generieren
Wenn du eine Vorlage eingerichtet hast, kannst du direkt von der Dokumentenübersicht aus ein neues Dokument erstellen. Du wählst den/die KollegInnen aus, für den/die du das Dokument erstellen möchtest, und überprüfst die Variablen. Fehlen irgendwelche Daten? Dann helfen wir dir, diese direkt in HoorayHR zu hinterlegen, so dass die Personalakte der KollegInnen sofort auf dem neuesten Stand ist.
Tipp: Du kannst ein Dokument auch direkt aus der Personalakte oder beim Hinzufügen eines neuen Vertrags oder Arbeitsmittels erstellen. Praktisch!
Nach der Erstellung des Dokuments kannst du es sofort mit den KollegInnen teilen oder zur Unterschrift vorlegen.
Verknüpfe Dokumente für mehr Übersicht
Du kannst Dokumente mit einem Vertrag oder einem Arbeitsmittel in HoorayHR verknüpfen. Auf diese Weise weißt du genau, welches Dokument zu welchem Posten gehört, und du kannst leicht zwischen ihnen navigieren. Wenn du ein Dokument erstellst, verknüpfen wir es automatisch für dich..
Nähere Informationen zur Verknüpfung von Dokumenten findest du hier.