Mit HoorayHR kannst du Dokumente ganz einfach digital unterschreiben. Dies kann sowohl durch KollegInnen als auch durch externe Parteien durchgeführt werden. Nützlich z. B. für Arbeitsverträge oder Geheimhaltungsvereinbarungen.
Was kostet die digitale Unterschrift?
Pro vollständig unterschriebenem Dokument zahlst du HoorayHR automatisch eine Gebühr von 1,10 €. Diese Gebühr wird deiner monatlichen Rechnung hinzugefügt.
Dokument unterschreiben
Ganz einfach! Wähle ein Dokument aus der Liste der Dokumente. Sobald du dich auf der Dokumentenseite befindest, wähle "Unterschreiben" oben rechts unter der Schaltfläche "Aktionen". Oder klicke im Abschnitt "Unterschreiben" auf der Dokumentenseite selbst auf "Starten".
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Unterschriften sammeln
Daraufhin öffnet sich ein Fenster. Du wählst aus, welche KollegInnen (oder Externe) unterschreiben sollen. Du kannst auch die Reihenfolge festlegen, in der die Unterschriften geleistet werden müssen.
Konfiguration in CM.com
Du kannst nun im CM.com-Workspace ganz einfach angeben, wo Unterschriften hinzugefügt werden sollen, und dann das Dokument zur Unterschrift an die zuvor ausgewählten Personen übermitteln.
Die Unterschrift
Aus HoorayHR werden Einladungen an die entsprechenden Personen verschickt, die das Dokument (in der richtigen Reihenfolge) unterschreiben sollen. Die eingeladenen Personen klicken auf den Link in der E-Mail und unterschreiben ( bzw. verweigern) das Dokument. Den genauen Status der Unterschrift kannst du auf der Dokumentenseite in HoorayHR sehen. Beispielsweise, wer bereits unterschrieben hat oder wer jetzt an der Reihe ist.
Bestätigung
Sobald das Dokument von allen Beteiligten unterschrieben wurde, erhältst du eine Bestätigung per E-Mail, in der das unterschriebene Dokument beigefügt ist.
Fertig!
Das unterschriebene Dokument steht nun auch in HoorayHR zum Download bereit. Gehe zu dem entsprechenden Dokument und wähle das Download-Symbol. Du kannst dann wählen, welches Dokument du herunterladen möchtest:
Das Originaldokument
Das unterschriebene Dokument
Das Zertifikat (dies ist das rechtsgültige Dokument)
Die digitale Unterschrift wieder widerrufen? Das geht. Geh auf die Dokumentenseite, im Abschnitt "Unterschreiben" kannst du oben rechts Zurückziehen wählen. Bitte beachte, dass das Dokument dann auch nicht mehr freigegeben wird.