Belangrijk voor je HR administratie is het goed inrichten wat wie mag bekijken. Zo wil je graag voldoen aan de privacywetgeving, maar ook dat vertrouwelijke informatie niet door de hele organisatie bekeken kan worden. In dit kennisartikel lichten we de verschillende gebruikersrechten toe en wie welk onderdeel kan bekijken.

Vier gebruikersrollen

Binnen HoorayHR zijn er 4 gebruikerstypen met verschillende rechten:

  1. Beheerder: veelal de werkgever, office manager of HR medewerker

  2. Teamleider: specifiek voor teamleiders, managers, afdelingshoofden of locatiemanagers

  3. Gebruiker/collega: een rol specifiek voor medewerkers

  4. Gearchiveerde gebruiker/collega: een rol voor een vertrokken collega

Maar wat kan elke gebruikersrol en wat mogen ze bekijken?

Beheerder

Elke omgeving heeft standaard één omgeving, namelijk de persoon die zich als eerste aan heeft gemeld voor HoorayHR.
Als beheerder heb je toegang tot alles in HoorayHR, zodat je optimaal de HR van je organisatie kunt managen, alsook de settings van HoorayHR beheren. Daarnaast ontvangt de beheerder alle notificaties (bijvoorbeeld een verlofaanvraag of een melding van verzuim), tenzij er teamleiders zijn toegewezen. Ook kunnen beheerders verlof-, verzuim- en overurenaanvragen voor andere medewerkers toevoegen of verwijderen. Alle andere rollen kunnen verlof enkel. Zo blijft je administratie altijd compleet. Tot slot kunnen beheerders collega’s uitnodigen, contracten aanmaken en betaalgegevens en facturen inzien.

Extra collega beheerdersrechten geven? Ga dan naar het profiel van je collega, onderaan het profiel kun je eenvoudig iemand beheerder maken.

Teamleider

Een teamleider heeft toegang tot alle gegevens van de collega’s in zijn team en kan daarnaast het basisprofiel van al zijn collega’s bekijken. Zo kan hij naast zijn eigen personeelsdossiers ook de dossiers van zijn team inzien. Ook heeft de teamleider toegang tot de items ‘Verlof’, ‘Verzuim’, ‘Overuren’ en ‘Rapportages’. Een teamleider ziet hier enkel de gegevens die betrekking hebben op zijn team. De teamleider ontvangt daarnaast alle notificaties (bijvoorbeeld een verlofaanvraag). Wil je als beheerder van een specifiek team ook de notificaties ontvangen, maak de beheerder dan ook teamleider van het betreffende team.

Het instellen van teamleiders kun je doen in het onderdeel ‘Teams‘.

Gebruiker/collega

Een gebruiker heeft toegang tot zijn eigen personeelsdossier. Dit zodat er transparante werkrelatie is en je geen vragen meer krijgt hoe het verlofbudget bijvoorbeeld in elkaar steekt. Een gebruiker kan zelf via web of app haar aanvragen indienen. Aanvragen voor verlof, verzuim of overuren kan een gebruiker niet zelf verwijderen. Een verlofaanvraag kan enkel ingetrokken worden. Hiervan krijgt de teamleider en/of beheerder een notificatie.

Naast het eigen personeelsdossier heeft een gebruiker toegang tot het basisprofiel van alle medewerkers. Handig om elkaar te leren kennen, of even een telefoonnummer op te zoeken van die ene collega. Uiteraard heeft een gebruiker geen toegang tot het volledige personeelsdossier, zodat privacy gewaarborgd is.

Gearchiveerde gebruiker/collega

Een gearchiveerde gebruiker is een rol die je kunt gebruiken voor een collega die vertrokken is. Alle gegevens blijven voor beheerders inzichtelijk van een gearchiveerde gebruiker. De gearchiveerde gebruiker zelf kan niet meer inloggen in HoorayHR.

Kom je ergens niet uit, laat het ons weten! Je kunt altijd rechtsonder even chatten met ons.

Heb je het antwoord gevonden?