Wanneer een collega uit dienst gaat, is het belangrijk om te weten dat je te maken hebt met een bewaartermijn. In dit artikel leggen we uit hoe je gearchiveerde medewerkers kunt verwijderen en hoe je een bewaartermijn kunt instellen.
Goed om te weten: je kunt alleen gearchiveerde gebruikers verwijderen.
Direct één of meerdere gebruikers verwijderen
Het is mogelijk om gearchiveerde collega's te verwijderen. Dit kan op twee manieren: via hun profiel of vanuit het archief van medewerkers. Het is zelfs mogelijk om meerdere medewerkers tegelijk te verwijderen.
Om een medewerker te verwijderen via hun profiel, ga je naar het profiel van de betreffende medewerker. Klik vervolgens op de knop Collega verwijderen onderaan de pagina.
Om meerdere medewerkers tegelijk te verwijderen, ga je naar Collega's > Archief. Hier kun je alle medewerkers selecteren die je wilt verwijderen en vervolgens op de knop Verwijderen klikken.
Bewaartermijn instellen bij uitdiensttreding
Bij het archiveren van een medewerker in HoorayHR kun je aangeven vanaf welke datum je het personeelsdossier definitief wilt verwijderen. Standaard staat dit ingesteld op de uitdiensttredingsdatum + 5 jaar, maar je kunt deze datum zelf aanpassen.
Zodra je de bewaartermijn hebt ingesteld, sturen wij je vanaf de ingestelde datum herinneringen om de gebruiker te verwijderen. Het verwijderen van een medewerker blijft een handmatige actie om fouten te voorkomen, want eenmaal verwijderd is alles écht weg.
Je kunt de datum van de bewaartermijn later nog aanpassen in het profiel van de medewerker. In het collega archief kun je ook zien welke bewaartermijnen er allemaal zijn ingesteld.
Welke data wordt verwijderd?
In principe worden alle gegevens uit de personeelsdossiers verwijderd. Denk hierbij aan profielgegevens, documenten, verlofbudgetten, verzuimdossiers, declaraties, persoonlijke ontwikkeling verslagen, etc.
Echter, de naam van de medewerker is op sommige plekken nog zichtbaar voor medewerkers die nog in dienst zijn:
Goed- en afkeuringen van aanvragen: als de verwijderde medewerker als leidinggevende bijvoorbeeld het verlof van een teamlid heeft goedgekeurd, dan blijft dit zichtbaar.
Workflows waarin de medewerker taken heeft blijven bestaan.
Bedrijfsmiddel-uitgiftes blijven bestaan (gekoppelde bruikleenovereenkomsten worden wel verwijderd).
Gerelateerde zoekwoorden: gebruiker verwijderen, medewerker uit dienst, personeelsdossier verwijderen, bewaartermijn personeelsgegevens, medewerker archiveren.