Als beheerder kun je bepaalde feestdagen en/of verplichte vrije dagen toekennen aan jouw medewerkers. Hiermee is ook mogelijk om een standaard set aan feestdagen te maken, maar je kunt bijvoorbeeld ook een apart schema aanmaken en deze koppelen aan individuele medewerkers.
Om alle onderdelen goed in te stellen, hebben we de stappen als volgt verdeeld:
Schema’s beheren
Dagen beheren
Collega’s toewijzen
Schema's beheren
Schema aanmaken
Een schema geeft je de mogelijkheid om een set aan (nationale) feestdagen en verplichte vrije dagen te koppelen aan jouw medewerkers. Om een schema te maken, kun je de volgende stappen volgen:
Stap 1. Ga naar Verlof
Stap 2. Kies hier voor ‘Feestdagen’
Stap 3. Klik op de button ‘Schema toevoegen’
Stap 4. Selecteer hier een template van feestdagen om mee te beginnen.
4.1 Wil je het schema helemaal zelf samenstellen? Kies dan voor “Nieuw schema” en ga verder naar stap 5.
4.2 Wil je een standaard schema? Kies dan voor het land waar je de feestdagen van toe wil voegen en ga vervolgens naar stap 5.
Stap 5. Je kunt vervolgens het volgende doen:
Naam van het schema invullen
Aangeven of dit het standaard schema is. Een standaard schema wil zeggen dat er voor nieuwe collega’s die worden toegevoegd aan HoorayHR, dit schema standaard wordt toegevoegd aan hun profiel.
Dagen toevoegen
Dagen verwijderen
Dagen verrekenen met het verlofsaldo (verplichte feestdagen van maken)
Voor meer uitleg over het beheren van dagen in het schema, zie de sectie “Dagen beheren”
Stap 6. Klik op Opslaan.
Schema dupliceren
Mocht je een schema willen dupliceren (en daarna eventueel aanpassen), volg dan de volgende stappen:
Stap 1. Ga naar Verlof en kies hier voor Feestdagen
Stap 2. Klik op het schema die je wilt dupliceren.
Stap 3. Klik rechtsboven in het schema op de drie puntjes.
Stap 4. Kies uit dit menu voor ‘Schema dupliceren’
Stap 5. Geef het schema een naam en klik op ‘Opslaan’
Schema verwijderen
Mocht je een schema willen verwijderen, volg dan de volgende stappen:
Stap 1. Ga naar Verlof en kies hier voor Feestdagen
Stap 2. Klik op het schema die je wilt verwijderen.
Stap 3. Klik rechtsboven in het schema op de drie puntjes.
Stap 4. Kies uit dit menu voor ‘Schema verwijderen’
Let op: een schema kan alleen worden verwijderd als deze niet is toegewezen aan een medewerker.
Dagen beheren
Dagen toevoegen aan een schema
Om een dag toe te voegen aan het schema, volg de volgende stappen:
Stap 1. Open het schema waar je een dag aan wilt toevoegen
Stap 2. Navigeer naar het jaar waarin je een feestdag wilt toevoegen
Stap 3. Klik op ‘Dag toevoegen’
Stap 4. Vervolgens kun je aangeven of je een eigen dag wilt toevoegen of dat je een standaard feestdag wil kiezen.
Een eigen dag gebruik je bijvoorbeeld om een verplichte dag voor het hele bedrijf in te stellen.
Een standaard feestdag zijn de veelvoorkomende (nationale) feestdagen die wij voor je hebben klaargezet. Je hoeft hierbij zelf de datum van de feestdag die je selecteert niet in te vullen. Dat doet Hooray voor jou.
4.1. Kies je voor een eigen dag? Vul dan de naam en datum van deze dag in.
4.2. Kies je voor een standaard feestdag? Selecteer dan uit het selectieveld welke feestdag je wilt toevoegen. We hebben nationale feestdagen klaargezet uit Nederland, België en Duitsland.
Tip! Je kunt voor zowel een eigen dag als een standaard feestdag aangeven of je deze ook toe wil voegen voor toekomstige jaren. Zet het vinkje aan en het is geregeld!
Stap 5. Als je een optie hebt gekozen, kies daarna op ‘Toevoegen’
Stap 6. Klik vervolgens op ‘Opslaan’ om het schema op te slaan
Dagen verwijderen uit een schema
Mocht je een dag willen verwijderen uit een schema, kun je de volgende stappen volgen:
Stap 1. Open het schema waar je een dag uit wilt verwijderen
Stap 2. Navigeer naar het jaar waaruit je een feestdag wilt verwijderen
Stap 3. Klik op het ‘X’ symbool om een feestdag uit het schema te verwijderen
Stap 4. Klik op ‘Opslaan’
Let op: als je een feestdag verwijderd uit een voorgaand jaar, dan kan dit invloed hebben op de verlofsaldo’s van medewerkers die het schema toegewezen hebben.
Collega's toewijzen
Schema toewijzen aan collega’s
Het is mogelijk om een schema met de betreffende feestdagen te koppelen aan een of meerdere collega’s. Hieronder vind je de stappen voor het toewijzen.
Nieuwe HoorayHR gebruikers
Het feestdagen schema die als “standaard” staat ingesteld, wordt automatisch toegewezen aan collega’s die nieuw worden aangemaakt binnen Hooray. Een schema als “standaard” instellen gaat als volgt:
Stap 1. Ga naar Verlof en kies hier voor Feestdagen
Stap 2. Klik op het schema die je wilt verwijderen.
Stap 3. Klik rechtsboven in het schema op de drie puntjes.
Stap 4. Kies uit dit menu voor ‘Maak standaard schema’.
Vanaf dat moment zullen nieuwe collega’s die aan Hooray worden toegevoegd, automatisch de feestdagen toegekend krijgen die onder dit schema vallen.
Bestaande HoorayHR gebruikers
Ook collega’s die al in HoorayHR zijn toegevoegd, kun je apart toekennen aan een schema. Dit doe je als volgt:
Stap 1. Ga naar Verlof en kies hier voor Feestdagen
Stap 2. Klik op het feestdagen schema waar je een of meerdere collega’s aan toe wilt voegen.
Stap 3. Kies vervolgens voor de tab ‘Collega’s’
Stap 4. Klik op de button ‘Collega’s toewijzen’
Stap 5. Vink hier de collega(’s) aan die je toe wilt voegen aan het schema waar je in zit en klik op ‘Toewijzen’
Stap 6. Klik op 'Opslaan'