Als ArbeitgeberIn möchtest du dein gesamtes Unternehmen und alle Prozesse im Blick haben. Mit der Dokumentenverwaltung von HoorayHR ist das ganz einfach. Lade Dokumente hoch, verknüpfe sie mit KollegInnen, Kategorien und Labels und richte Erinnerungen ein.
Ein Dokument hochladen
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Dokumente hochzuladen. Du kannst z. B. aus der Dokumentenübersicht, einer Kategorieübersicht oder aus der Personalakte einer Kollegin oder eines Kollegen hochladen.
Akzeptierte Dateiformate
.doc, .docx, .txt, .rtf, .xls, .xlsx, .jpg, .jpeg, .png, .pdf
Dateien auswählen
Schritt 1: Klicke in der Dokumentenübersicht oder Kategorieübersicht auf die Schaltfläche „Aktionen“.
Schritt 2: Wähle im Dropdown-Menü „Dokument hochladen“.
Schritt 3: Wähle die Dateien aus oder ziehe sie per Drag & Drop an die gewünschte Stelle.
KollegInnen verknüpfen und Ablaufdaten festlegen
Wenn du das Dokument in eine Kategorie für KollegInnen hochlädst, kannst du es einer/m MitarbeiterIn zuordnen. HoorayHR versucht automatisch, KollegInnen anhand des Dateinamens zu verknüpfen. Falls dies nicht gelingt, kannst du manuell die richtige Person auswählen.
Außerdem kannst du (optional) ein Ablaufdatum für jedes Dokument festlegen.
Dokument mit einem Element verknüpfen
Wenn du ein Dokument hochlädst, hast du die Möglichkeit, es mit einem bestehenden Vertrag oder Arbeitsmittel zu verknüpfen. Auf diese Weise weißt du genau, welches Dokument zu welchem Element gehört, und du kannst leicht zwischen Elementen und verknüpften Dokumenten navigieren. Du kannst die Verknüpfung des Dokuments mit einer anderen Position später jederzeit aufheben oder wieder neu verknüpfen.
Kategorie und Labels wählen
Organisiere Dokumente in Kategorien und versehe sie mit Labels. Alles ist möglich: Firmendokumente für alle Mitarbeitenden oder bestimmte Teams, sowie persönliche Dokumente wie Verträge und Gehaltsabrechnungen.
In einer Kategorie kannst du leicht Labels erstellen, um Dokumente noch effizienter zu sortieren.
Erinnerungen einstellen
Falls du ein Ablaufdatum für ein Dokument festgelegt hast, kannst du Erinnerungen einstellen. Diese werden automatisch basierend auf dem festgelegten Fälligkeitsdatum versendet.
Fertig!
Nach dem Hochladen nicht vergessen: Teile das Dokument mit deiner Kollegin oder deinem Kollegen oder starte den Unterschriftenprozess.
