ls ArbeitgeberIn möchtest du dein gesamtes Unternehmen und alle Abläufe im Griff haben. Das Dokumenten-Feature von HoorayHR hilft dir dabei. Lege Kategorien und Labels fest und organisiere alle deine Dokumente übersichtlich.
Kategorien erstellen
Im Dokumentenmanagement kannst du ganz einfach Kategorien und Labels anlegen. Organisiere deine Dokumente intelligent, indem du neue Kategorien erstellst.
Zwei Arten von Kategorien
In HoorayHR gibt es zwei Arten von Kategorien:
Firmendokumente: Allgemeine Dokumente, die für alle Mitarbeitenden im Unternehmen oder für ausgewählte Teams sichtbar sind, wie z. B. ein Mitarbeitendenhandbuch.
KollegInnen Dokumente: Dokumente, die einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter zugeordnet sind, wie Verträge, Gehaltsabrechnungen oder Geheimhaltungsvereinbarungen.
Firmendokumente
Firmendokumente sind Dokumente, die du mit dem gesamten Unternehmen oder ausgewählten Teams teilst. Sobald du ein Dokument in dieser Kategorie hochlädst und teilst, ist es für alle Mitarbeitenden oder die Teammitglieder und Teamleitenden der ausgewählten Teams zugänglich.
KollegInnen Dokumente
Dokumente von KollegInnen sind persönlich und immer mit einer/m MitarbeiterIn verknüpft. Diese Dokumente sind (wenn „geteilt“) nur für die jeweilige Person und die Admins zugänglich.
Du kannst auch Bearbeitungsrechte pro Kategorie an andere KollegInnen vergeben:
Bearbeitungsrechte für alle Dokumente: Dokumente hinzufügen, bearbeiten, Signaturen starten, löschen und Labels verwalten – für alle Mitarbeitenden im Unternehmen.
Bearbeitungsrechte für die Dokumente des eigenen Teams: Dokumente nur für die Teammitglieder hinzufügen, bearbeiten und Unterschriften starten.
Kategorie bearbeiten
Du kannst eine Kategorie bearbeiten, indem du in die „Dokumentenübersicht“ gehst. Dort findest du hinter jeder Kategorie einen Bearbeitungsbutton (die drei Punkte). Klicke darauf und wähle „Bearbeiten“.
Kategorie löschen
Möchtest du eine komplette Kategorie, einschließlich der Labels und Dokumente, auf einmal löschen? In der „Dokumentenübersicht“ findest du hinter jeder Kategorie einen Bearbeitungsbutton (die drei Punkte). Klicke auf „Löschen“.
Hinweis: Alle zugehörigen Dokumente und Labels werden automatisch gelöscht. Dies kann nicht rückgängig gemacht werden.
Überblick über alle Nutzerrechte
In den Unternehmenseinstellungen unter „Nutzerrechte“ findest du eine vollständige Übersicht über alle Zugriffsrechte in deiner Organisation. Hier kannst du genau sehen, welche KollegInnen Zugriff haben und wer Teamleitungs- oder Adminrechte für welche Dokumentkategorien besitzt und Änderungen direkt vornehmen.
Labels
Innerhalb einer Kategorie kannst du leicht Labels erstellen. Sie funktionieren wie Unterkategorien, mit denen du deine Dokumente noch besser sortieren kannst.
Mit diesen Labels kannst du auch filtern, damit du (oder deine KollegInnen) ein Dokument schnell und einfach finden kannst. Du kannst Labels problemlos erstellen, bearbeiten oder löschen.
Hinweis: Nur Mitarbeitende mit Bearbeitungsrechten für „alle Dokumente“ können Labels in der Kategorie hinzufügen und verwalten.