Für die Verwaltung von Workflows und Templates unterscheiden wir zwischen verschiedenen Benutzerrollen.

Alle KollegInnen mit Admin-Rechten innerhalb der Workflows-Funktion haben die Berechtigung, Templates zu verwalten, Workflows zu erstellen, zu bearbeiten und zu löschen sowie Workflow-Labels zu verwalten.

Du kannst Mitarbeitenden, wie z. B. deinem Office-Manager, über ihr Profil Admin-Rechte für die Workflows-Funktion zuweisen, ohne dass diese vollständige Admin-Rechte erhalten. Lies hier mehr darüber.

Innerhalb eines Workflows hat die Teamleitung der in der Rolle ‘KollegInnen’ eingestellten Person immer Bearbeitungsrechte. Das bedeutet, dass die Teamleitung alle Aufgaben sehen, abhaken und bearbeiten kann.

Hast du beispielsweise eine Onboarding-Workflow für eine MitarbeiterIn, hat automatisch die Teamleitung dieser Person das Recht, diesen Prozess zu verwalten.

Teamleitende können außerdem Workflows für ihr Team starten, basierend auf einem der Templates. Templates können sie jedoch nur verwenden, nicht hinzufügen oder bearbeiten.

Eine Workflow wird für Mitarbeitende sichtbar, sobald sie eine aktive Aufgabe darin haben. Eine Aufgabe ist aktiv, sobald die Workflow aktiviert ist und sich die Aufgabe in einem entsperrten Abschnitt befindet. Einfach gesagt: Es wird erwartet, dass die MitarbeiterIn die Aufgabe ausführt.

Abhängig von der Workflow-Einstellung darf die MitarbeiterIn nur eigene Aufgaben (Standard) oder alle Aufgaben innerhalb der Workflow sehen. Manchmal möchtest du, dass Mitarbeitende auch über die Aufgaben anderer informiert sind – dies kannst du entsprechend einstellen.

Mitarbeitende können immer nur ihre eigenen Aufgaben abhaken.

Jeder Workflow hat eine/n Workflow-Verantwortliche/n. Diese KollegIn hat immer Bearbeitungsrechte innerhalb des Workflows und kann daher alle Inhalte der Workflows ändern. Außerdem erhält die Workflow-Verantwortliche eine Benachrichtigung, wenn Aufgaben innerhalb des Workflows in Verzug geraten.