Workflow-Templates sind der Weg, um deine Prozesse zu dokumentieren und einzurichten. Indem du deine Templates einrichtest und diese beim Starten eines Workflows nutzt, standardisierst und automatisierst du deine Prozesse. In diesem Artikel erklären wir, was ein Workflow-Template ist und wie du es einrichtest.

Ein Workflow-Template besteht aus einer Reihe von Aufgaben, die gemeinsam einen Prozess ausfüllen, z. B. für das Onboarding eines neuen Mitarbeiters. Du kannst Aufgaben in Abschnitte gruppieren, um die verschiedenen Phasen deines Prozesses zu organisieren. Für jede Aufgabe legst du fest, wer, was und wann etwas erledigen soll. Dafür kannst du Rollen, Aktionen und automatische Deadlines verwenden.

Wenn du komplexere Prozesse mit verschiedenen Phasen hast, kannst du Aufgaben in Abschnitte gruppieren. So kannst du z. B. einen Abschnitt für Preboarding, Onboarding und Evaluation erstellen. Dabei kannst du einstellen, ob die Abschnitte in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt werden sollen.

Lies hier mehr über Abschnitte.

Eine Template-Rolle nutzt du, um festzulegen, wer innerhalb deines Prozesses für spezifische Aufgaben verantwortlich ist, z. B. die „KollegIn“ oder „HR-Manager“. Du kannst pro Template selbst bestimmen, welche Rollen du einrichten möchtest und wie diese benannt werden.

Sobald du Rollen erstellt hast, kannst du pro Aufgabe im Template angeben, welche Rolle für deren Ausführung verantwortlich ist. In der Rollenübersicht siehst du, welche Rollen du definiert hast und wie viele Aufgaben diesen zugeordnet sind. Die Rolle „KollegIn“ ist standardmäßig vorhanden und gibt an, um wen es in der Workflow geht, z. B. um Onboarding oder einen persönlichen Entwicklungszyklus. die Rolle "KollegIn" muss nicht immer Aufgaben haben.

Wenn du einen neuen Workflow basierend auf dem Template erstellst, wählst du eine KollegIn aus, die diese Rolle übernimmt. Basierend darauf werden die Aufgaben automatisch dieser KollegIn zugewiesen.

Du kannst einer Aufgabe außerdem eine Aktion hinzufügen. Zum Beispiel das Hochladen eines Dokuments, das Starten eines Arbeitsverhältnisses oder einen Link zu einer externen Website. Es gibt viele Optionen. Für manche Aktionen kannst du zusätzliche Informationen festlegen. Bei der Aktion „Dokument hochladen“ kannst du z. B. die Kategorie angeben, in die hochgeladen werden soll, oder bei „Feedback anfragen“, welches Fragebogen-Template genutzt werden soll. Super praktisch!
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Aufgaben können eine Deadline haben, die genutzt wird, um festzustellen, ob ein Workflow im Verzug ist, und um Erinnerungen an die Verantwortlichen zu senden. Im Template kannst du die Deadline automatisch berechnen lassen, basierend auf dem „Deadline-Datum“. Dieses Datum legst du später beim Starten der Workflow fest. Du kannst einer Frist einen Namen zuweisen, z. B. ‘erster Arbeitstag’.

Du kannst die Deadline auf das gleiche Datum wie das Deadline-Datum setzen, aber auch X Tage/Wochen/Monate davor oder danach. Das ist besonders praktisch fürs Onboarding: Die Frist heißt dann ‘erster Arbeitstag’. Einige Aufgaben müssen vor diesem Tag erledigt werden, andere haben Fristen während der ersten Arbeitswoche.
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Beim Starten des Workflows legst du das Deadline-Datum fest und die Deadlines für alle Aufgaben werden automatisch berechnet.

Ein Workflow wird für Mitarbeitende sichtbar, sobald sie darin eine aktive Aufgabe haben. Eine Aufgabe wird aktiv, sobald ein Workflow aktiviert ist und die Aufgabe in einem entsperrten Abschnitt liegt. Einfach gesagt: Es wird erwartet, dass der Mitarbeitende die Aufgabe ausführt.

Abhängig von der Workflow-Einstellung kann der Mitarbeitende standardmäßig nur eigene Aufgaben sehen oder alle Aufgaben innerhalb der Workflow. Manchmal möchtest du, dass ein Mitarbeitender auch über die Aufgaben anderer informiert ist. Das kannst du entsprechend einstellen.

Mitarbeitende können immer nur ihre eigenen Aufgaben abhaken.

Wenn du Abschnitte in deinem Template nutzt, kannst du festlegen, dass diese in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt werden müssen. Beim Aktivieren eines Workflows, die auf dem Template basiert, wird dann nur der erste Abschnitt entsperrt; die übrigen Abschnitte bleiben gesperrt.

Folgende Abschnitte können entweder automatisch oder manuell entsperrt werden. Die Workflow-Verantwortlichen erhalten immer eine Benachrichtigung, wenn ein Abschnitt abgeschlossen ist.

Sobald du das Template eingerichtet hast, helfen die definierten Rollen und automatischen Deadlines dir, schnell und einfach Workflows basierend auf dem Template hinzuzufügen.

Leg gleich los und lies hier mehr über das Hinzufügen einer Workflow.