Wir wissen, dass es herausfordernd sein kann, viele Prozesse gleichzeitig im Blick zu behalten. In diesem Artikel zeigen wir dir, wie HoorayHR dir hilft, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass alle Aufgaben erledigt werden.
Übersicht für Admins und Teamleitende
Im Menü „Workflows“ findest du eine Gesamtübersicht pro Kategorie:
• Wie viele Templates sind eingerichtet?
• Wie viele Workflows sind aktiv?
• Wie viele sind überfällig?
Klickst du auf eine Kategorie, erhältst du eine detaillierte Übersicht über den Fortschritt der zugehörigen Workflows.
Von hier aus kannst du einfach suchen, filtern und sortieren:
Suche nach Mitarbeitendennamen, Workflow-Namen oder Mitarbeitendennummer.
Filtern nach z. B. Team, Kategorie, Label oder Mitarbeitenden.
Sortieren nach z. B. nächster Deadline, Fortschritt oder Hinzufügedatum.
Wenn du mehrere Workflows gleichzeitig bearbeiten möchtest, z. B. Entwürfe aktivieren, kannst du die Bulk-Selektor-Funktion nutzen, um Workflows in einem Schritt zu aktivieren oder Kategorien und Mitarbeitende zu ändern.
Tipp: Gruppiere ähnliche Prozesse mit Labels, um gezielt danach zu filtern und zu sehen, wie weit die Workflows sind – besonders praktisch, wenn sie in mehrere Abschnitte unterteilt sind.
Workflows in der Personalakte
In der Personalakte eines Mitarbeitenden siehst du sofort alle aktiven Workflows für diese Person. Von hier aus kannst du direkt einen neuen Workflow starten – der Mitarbeitende wird dabei automatisch vorausgewählt.
Eine detailliertere Übersicht findest du im Tab ‘Workflows’ in der Personalakte. Hier siehst du:
Workflows des Mitarbeitenden: Alle Workflows, bei denen die KollegIn als ‘Mitarbeitende/r’ eingestellt ist.
Andere Workflows: Alle Workflows, in denen die KollegIn eine oder mehrere Aufgaben hat.
Offene Aufgaben auf dem Dashboard
Alle Mitarbeitenden, die Aufgaben in einem Workflow haben, sehen diese im Dashboard unter dem Tab ‘Aufgaben’.
Aufgaben ohne Deadline oder mit einer Deadline innerhalb der nächsten 7 Tage werden im Tab ‘Bald fällig’ angezeigt, um zusätzliche Aufmerksamkeit auf die wichtigsten Aufgaben zu lenken.
Benachrichtigungen
HoorayHR sendet smarte Benachrichtigungen, um alle KollegInnen, die für eine Aufgabe verantwortlich sind, zu informieren und zu erinnern.
Einblick, wer Aufgaben wann abgehakt hat
Manchmal ist es hilfreich zu wissen, wer eine Aufgabe wann erledigt hat. Wenn du mit der Maus über das Häkchen fährst, werden diese Informationen angezeigt. Wird eine Aufgabe erneut abgehakt, siehst du, wer dies wann getan hat.
Nur KollegInnen mit Bearbeitungsrechten innerhalb der Workflow können diese Informationen einsehen.
Bitte beachten: Diese Funktion ist ab Februar 2025 aktiv. Für alle Aufgaben, die davor abgehakt wurden, kannst du nicht sehen, wer und wann dies getan hat.
Verwandte Suchbegriffe: Workflow, Workflows, Übersicht, aktiv, laufend, Gesamtübersicht, Aufgaben, To-Do, Fortschritt, Übersichtlichkeit.