Wenn eine KollegIn aus dem Unternehmen ausscheidet, ist es wichtig zu wissen, dass eine Aufbewahrungsfrist gilt. In diesem Artikel erklären wir, wie du archivierte Mitarbeitende löschen und eine Aufbewahrungsfrist festlegen kannst.
Gut zu wissen: Man kann nur archivierte Benutzer löschen.
Direkt einen oder mehrere UserInnen löschen
Es ist möglich, archivierte KollegInnen zu entfernen. Dafür gibt es zwei Wege: über ihr Profil oder über das Archiv im KollegInnen-Feature. Du kannst sogar mehrere Mitarbeitende gleichzeitig löschen.
Einzelne KollegIn über das Profil löschen:
Gehe zum Profil der entsprechenden Person und klicke unter dem Reiter Mehr > Einstellungen unten auf der Seite auf die Schaltfläche KollegIn Löschen.
Mehrere KollegInnen auf einmal löschen:
Um mehrere Mitarbeitende gleichzeitig zu löschen, gehe zu KollegInnen > Archiv. Hier kannst du alle Mitarbeitenden auswählen, die du löschen möchtest, und dann auf die Schaltfläche Löschen klicken.
Aufbewahrungszeitraum beim Verlassen konfigurieren
Beim Archivieren einer KollegIn in HoorayHR kannst du das Datum festlegen, ab dem du die Personalakte unwiderruflich löschen möchtest. Standardmäßig ist dieses Datum auf das Ende des Arbeitsverhältnisses + 5 Jahre konfiguriert, aber du kannst dieses Datum selbst anpassen.
Sobald du die Aufbewahrungsfrist festgelegt hast, senden wir dir Erinnerungen, um das Profil ab dem festgelegten Datum zu löschen. Das Löschen einer KollegIn bleibt eine manuelle Aktion, um Fehler zu vermeiden, denn einmal gelöscht ist wirklich alles weg.
Das Aufbewahrungsdatum kannst du später im Profil der KollegIn anpassen. Im KollegInnen Archiv kannst du auch sehen, welche Aufbewahrungsfristen es gibt.
Welche Daten werden gelöscht?
Grundsätzlich werden alle Daten aus den Personalakten gelöscht. Dazu gehören Profildaten, Dokumente, Urlaubsbudgets, Abwesenheitsanfragen, Spesenabrechnungen, Berichte über das Talent-Management usw.
Für KollegInnen, die noch beschäftigt sind, ist der Name der Mitarbeitenden jedoch an einigen Stellen noch sichtbar:
Anfragen genehmigt und abgelehnt: Wenn die gelöschte KollegIn zum Beispiel den Urlaub eines Teammitglieds als Supervisor genehmigt hat, bleibt dies sichtbar.
Workflows, in denen die KollegIn Aufgaben hat, bleiben erhalten.
Bestehende Arbeitsmittel-Ausgaben bleiben bestehen (verknüpfte Darlehensverträge werden jedoch gelöscht).
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