HoorayHR bietet Admins und Teamleitenden die Möglichkeit, Workflows hinzuzufügen. In diesem Artikel erklären wir dir Schritt für Schritt, wie du basierend auf einem Template einen Workflow erstellen kannst.
Schritt 1 - Workflow hinzufügen
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, einen Workflow hinzuzufügen:
Über den Button ‘Aktionen’ in der Workflows-Funktion.
Über den ‘Plus’-Button in einer Kategorie auf der Workflows-Übersicht.
Über das Profil eines Mitarbeitenden. Dort kannst du unter ‘Workflows’ oder direkt aus der Übersicht einen neue Workflow starten. Der Mitarbeitende ist dabei bereits vorausgewählt.
Schritt 2 - Template auswählen
Wenn du einen Workflow startest, wählst du zunächst das gewünschte Template aus. Die Templates sind in verschiedene Workflow-Kategorien unterteilt. Du kannst aber auch ohne Template fortfahren.
Schritt 3 - Einzelner Workflow oder Mehrere Workflow
Wähle, ob du einen einzelnen Workflow hinzufügen möchtest oder mehrere Workflows gleichzeitig für verschiedene KollegInnen.
Schritt 4 - Allgemein
Nach der Template-Auswahl fügst du die erforderlichen Angaben ein: Gib den Titel und optional eine Beschreibung ein. Die Kategorie des Templates wird standardmäßig übernommen, du kannst sie aber anpassen. Wähle gegebenenfalls passende Labels aus.
Lies hier mehr über Labels.
Wenn die gewählte Vorlage Fristen enthält, musst du das Fristdatum hier eingeben. Falls du einen Namen für die Frist definiert hast (z. B. ‘erster Arbeitstag’), trage das Datum hier ein. Dadurch werden die Fristen für die Aufgaben automatisch berechnet.
Schritt 5 - Rollen
Wähle anschließend die KollegIn, für die du den Workflow starten möchtest. Bei der Option ‘Bulk-Workflows’ kannst du hier mehrere KollegInnen auswählen.
Für jede Rolle legst du fest, wer diese übernimmt. Falls im Template bereits eine Standard-Person zugewiesen wurde, ist diese vorausgewählt. Die Aufgaben werden dann automatisch der verantwortlichen Person zugeordnet.
Bitte beachten: Bei einem Workflow für mehrere Mitarbeitende gleichzeitig gelten die Rollen für alle identisch.
Schritt 6 - Vorschau
Basierend auf deinen Eingaben erhältst du eine Vorschau des Workflows. Du siehst, welche Aufgaben eine Deadline und eine zuständige Person haben. Überprüfe alle Angaben. Möchtest du etwas ändern? Du kannst jederzeit zurückgehen und Anpassungen vornehmen.
Schritt 7 - Aktivieren
Wenn alles korrekt ist, kannst du den Workflow als Entwurf speichern oder direkt aktivieren:
• Entwurf speichern: Der Workflow bleibt im System und kann später manuell aktiviert werden – ideal, um Vorbereitungen für die Zukunft zu treffen.
• Aktivieren: Der Workflow startet sofort, und alle Kolleg*innen mit Aufgaben erhalten Benachrichtigungen.
Die Person, die den Workflow erstellt, wird automatisch als Workflow-Verantwortliche festgelegt. Diese Einstellung kann später geändert werden.
Schritt 8 - Loslegen!
Nach der Aktivierung siehst du direkt (pro Abschnitt), wie viele Aufgaben bereits erledigt wurden. Änderungen sind jederzeit möglich, aber beachte: Bei einer aktiven Workflow-Version werden Benachrichtigungen verschickt, sobald Aufgaben hinzugefügt oder Deadlines geändert werden.
Sind alle Aufgaben abgeschlossen? Dann kannst du den Workflow archivieren. Danach ist er nicht mehr veränderbar, und es werden keine weiteren Benachrichtigungen verschickt.
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