Hast du als bestehende:r KundIn mehrere HoorayHR-Workspaces im Einsatz und wollt ihr zu einem einzigen Workspace mit mehreren rechtlichen Einheiten wechseln, z. B. verschiedenen BV’s oder ausländischen Niederlassungen? In diesem Artikel erklären wir dir, wie du gemeinsam mit unserem Customer Success Team diesen Prozess durchläufst.
Bitte beachten: Dieser Prozess gilt nur für bestehende KundInnen mit mehreren Workspaces. Nimm Kontakt mit unserem Customer Success Team auf, um die Migration zu starten.
Schritt 1: KollegInnen pro Workspace exportieren
Unser Team erstellt pro Workspace einen Export aller KollegInnen. In der neuen Umgebung passen wir E-Mail-Adressen vorübergehend an, z. B. zu naam_nieuw@bedrijf.nl, damit sie nicht doppelt vorkommen. Nach Abschluss der Migration stellen wir die ursprünglichen Adressen wieder her und du kannst KollegInnen einladen.
Nutzt ihr eine Integration wie Nmbrs oder Loket?
Dann läuft das Übertragen etwas anders. Entferne zuerst die Verbindung im alten Workspace und importiere danach die KollegInnen im neuen Workspace erneut. So gehst du vor:
Entferne die Verbindung im alten Workspace über
Einstellungen > Integrationen(oben in deinem Bildschirm).Passe die E-Mail-Adressen im alten Workspace über das Profil jeder KollegIn an, z. B. zu naam_oud@bedrijf.nl.
Aktiviere die Integration im neuen Workspace pro Entität und importiere die KollegInnen erneut.
Willst du mehr über das Aktivieren der Integrationen wissen?
Schritt 2: Unternehmensmittel übertragen
Nach Absprache übernehmen wir das Übertragen der Unternehmensmittel. Wir übertragen die bestehenden Labels in den neuen Workspace. Danach erstellen wir einen Export aller Mittel aus den alten Workspaces und importieren die Daten im neuen Workspace.
Bitte beachten: Wir übernehmen nur die aktuellen Zuweisungen von Unternehmensmitteln. Die Historie früherer Zuweisungen übertragen wir nicht.
Schritt 3: Dokumente übertragen
Nachdem du KollegInnen und Unternehmensmittel übertragen hast, kannst du Dokumente selbst in Bulk aus dem alten Workspace herunterladen und anschließend in den neuen Workspace hochladen. Lade die Dokumente am besten pro Kategorie herunter, z. B. Lohnabrechnungen oder Ausweisdokumente, damit du sie wieder in Bulk importieren kannst. Während des Bulk-Exports sorgt das System dafür, dass die Dateinamen automatisch den Namen der KollegIn enthalten. Dadurch ordnet das System die Dokumente beim Upload im neuen Workspace automatisch der richtigen KollegIn zu. Du musst also nichts zusätzlich tun.
Bitte beachten: Das Bulk-Download-Feature ist nur im alten Workspace bzw. in den alten Workspaces verfügbar, um die Stabilität unserer App zu gewährleisten.
Schritt 4: Urlaub einrichten
Im neuen Workspace richtest du die Urlaubsrichtlinien neu ein. Stelle sicher, dass alle in den alten Workspaces genutzten Urlaubstypen angelegt sind. Weise anschließend die Urlaubstypen den passenden KollegInnen zu.
Bitte beachten: Wir übernehmen keine historischen Urlaubsdaten. Falls gewünscht, kannst du sie manuell hinzufügen, z. B. per Screenshots.
Schritt 5: Templates übertragen
Arbeitest du in deinem alten Workspace mit Workflow-Templates, Bericht-Templates, Feedback-Templates oder Dokument-Templates und hast du sie im neuen Workspace noch nicht verfügbar? Dann kannst du sie einfach in den neuen Workspace übertragen. Folge den Anweisungen in diesem Artikel, um Templates mit einem anderen Workspace zu teilen: Templates mit Kunden-Workspaces teilen
Schritt 6: Entwicklung
Die Daten aus den Entwicklungsfeatures können wir nicht automatisch übertragen. Grund dafür sind die komplexe Nutzerrechte-Struktur und die Urheberschaft.
Alternativ kannst du relevante Gesprächsberichte oder Notizen manuell übertragen, z. B. per Screenshots. Lade die Screenshots anschließend in die Personalakte der jeweiligen KollegIn hoch.
Tip: Verwende ein Tool wie Awesome Screenshot, um ganze Seiten auf einmal oder gezielte Bereiche festzuhalten
Stap 7: Medewerkers archiveren & uitnodigingen versturen
Sobald alle Daten übertragen sind, kannst du die Mitarbeitenden in der alten Umgebung gesammelt archivieren. Wichtig ist dabei, zuerst die E-Mail-Adressen anzupassen – z. B. in eine Variante wie name_alt@unternehmen.de. Das verhindert Konflikte mit den E-Mail-Adressen in der neuen Umgebung.
Gehe anschließend zur Übersicht deiner KollegInnen, wähle alle Mitarbeitenden aus und klicke auf Archivieren.
Danach kannst du alle Mitarbeitenden in die neue Umgebung einladen. Überprüfe, ob die E-Mail-Adressen in der neuen Umgebung korrekt sind – z. B. indem du name_neu@unternehmen.de wieder auf die ursprüngliche Adresse, also name@unternehmen.de, zurücksetzt.
Wenn alles stimmt, wähle die Mitarbeitenden aus, die du einladen möchtest, und klicke auf Einladungen, um sie gesammelt einzuladen.
Bitte beachten: Die alte Umgebung bleibt mit einem kostenlosen Seat verfügbar. So hast du weiterhin Zugriff auf historische Daten, falls du in Zukunft noch Informationen aus der alten Umgebung benötigst.