Was sind Workflows?
Workflows sind smarte Aufgabenlisten, die deiner Organisation helfen, HR-Prozesse klar und effizient zu organisieren. Egal ob Onboarding und Offboarding, Performance-Zyklen, Vertragsverlängerungen oder langfristige Abwesenheiten – mit Workflows vergisst du keine Aufgabe mehr!
Workflows mit Kategorien organisieren
Es ist möglich, Workflows und Vorlagen in verschiedene Kategorien zu unterteilen. So behältst du den Überblick über alle Prozessarten in deiner Organisation. Du kannst aus einer Reihe von Standardkategorien wählen oder eigene Kategorien in HoorayHR erstellen.
In der Übersicht mit Kategorien siehst du sofort, welche Geschäftsprozesse es gibt, wie viele aktive Workflows laufen und ob Aufgaben in diesen Workflows überfällig sind.
Tipp: Wenn du unterschiedliche Arten von Onboarding-Prozessen hast, verwende Labels, um sie voneinander zu unterscheiden. Du kannst die Labels in der Übersicht filtern, um genau zu sehen, wie der Status ist.
Flexible Vorlagen: Abschnitte, Rollen, smarte Aktionen und automatische Fälligkeitsdaten
Mit Workflow-Vorlagen kannst du Prozesse erstellen und Aufgaben definieren. Eine Vorlage besteht aus Aufgaben, die zusammen einen Prozess abschließen. Für jede Aufgabe kannst du festlegen, wer, was und wann erledigen soll. Dabei stehen dir folgende Funktionen zur Verfügung:
Rollen
Verwende Rollen, um anzugeben, welche KollegIn für bestimmte Aufgaben im Workflow verantwortlich ist. Denke an Rollen wie „Mitarbeitende“, „HR-ManagerIn“ oder „LohnbuchhalterIn“. Du kannst die Rollen in einer Vorlage selbst festlegen und benennen. Den Aufgaben werden Rollen zugewiesen, sodass klar ist, wer wofür zuständig ist. Beim Start des Workflows weist du dann jeder Rolle eine KollegIn zu, und die zugehörigen Aufgaben werden automatisch zugeordnet.
Smarte Aktionen
Zu einer Aufgabe kannst du Aktionen hinzufügen. Das können z. B. das Hochladen eines Dokuments, das Starten eines Jobs oder ein Link zu einer externen Website sein. Für einige Aktionen, wie „Dokument hochladen“, kannst du einfach die passende Kategorie auswählen, in der das Dokument abgelegt werden soll.
Automatische Fälligkeitsdaten
Du kannst Aufgaben mit einem Fälligkeitsdatum versehen. Dieses Datum zeigt, ob ein Workflow im Zeitplan liegt und sendet Erinnerungen an Verantwortliche. Die Fälligkeitsdaten können automatisch anhand des „Fälligkeitsdatums“ berechnet werden. Du kannst dem Datum einen Namen geben, z. B. „Erster Arbeitstag“ in einem Onboarding-Workflow. Beim Festlegen der Deadline kannst du bestimmen, wie viele Tage vor oder nach dem Workflow-Datum eine Aufgabe erledigt sein muss. Beim Start des Workflows wird das Fälligkeitsdatum gesetzt, und die Deadlines aller Aufgaben werden automatisch berechnet.
Abschnitte
Aufgaben können in (aufeinanderfolgende) Abschnitte gruppiert werden. So kannst du unterschiedliche Phasen deines Workflows, z. B. deines Geschäftsprozesses, verbinden. Praktisch: Du kannst z. B. Abschnitte für Preboarding, Onboarding und die Evaluierungsphase anlegen, wenn ein neuer Mitarbeitender startet.
Übersicht über den Fortschritt aller Workflows
Die Übersicht zeigt alle Workflows innerhalb der Organisation. Klickst du auf eine Kategorie, siehst du den Fortschritt der aktuellen Workflows. Diese Ansicht wurde überarbeitet, um dir einen noch klareren Überblick über den Status zu geben.
Weitere Verbesserungen
Hier sind einige der wichtigsten neuen Verbesserungen. Zusätzlich enthält das Update von Workflows 2.0 weitere Optimierungen, die dir die Verwaltung deiner Geschäftsprozesse erleichtern.
Weitere Verbesserungen:
✅ Einsicht, wann und von wem eine Aufgabe abgehakt (oder wieder aufgehoben) wurde
✅ Workflows für mehrere KollegInnen gleichzeitig starten
✅ Einfaches Suchen und Filtern
✅ Workflows im Entwurfsstatus hinzufügen
✅ Erweitertes Workflow-Übersicht im Personalaktensystem
✅ Workflow-Admin-Rechte für Standard-User
Wie migriere ich zu Workflows 2.0?
Gute Neuigkeiten: Alle bestehenden Workflows und Vorlagen wurden automatisch auf die neue Version migriert. Du kannst die neuen Funktionen also direkt nutzen.
Einige Dinge, die du tun kannst:
☑️ Organisiere deine Prozesse mit Kategorien. Erstelle Kategorien und füge deine bestehenden Vorlagen und Workflows hinzu, um mehr Übersicht zu schaffen.
☑️ Überprüfe und aktualisiere deine Vorlagen. Lege Rollen, smarte Aktionen und automatische Fälligkeitsdaten für deine Aufgaben fest und unterteile sie ggf. in verschiedene Abschnitte.
☑️ Aktualisiere aktive Workflows. Setze bei deinen bestehenden Workflows die Rolle „Mitarbeitende“, damit du diese Workflows leichter finden kannst. Tipp: Dies kannst du auch in der Übersicht gebündelt erledigen.
Das war’s! Jetzt bist du startklar für Workflows 2.0!