Belangrijk voor je HR administratie is het goed inrichten wat iemand mag bekijken. Zo wil je graag voldoen aan de privacywetgeving, maar ook dat vertrouwelijke informatie niet door de hele organisatie bekeken kan worden. In dit kennisartikel lichten we de verschillende gebruikersrechten toe en wie welk onderdeel kan bekijken.
Drie gebruikersrollen
Binnen HoorayHR zijn er 3 gebruikerstypen met verschillende rechten:
Beheerder: veelal de werkgever of HR medewerker;
Teamleider: specifiek voor teamleiders, managers, afdelingshoofden of locatiemanagers;
Standaard gebruiker
We leggen je graag uit wat de rollen betekenen en hoe je deze kunt instellen.
Als een collega vertrekt kun je het account archiveren, de collega kan dan niet meer inloggen. Lees hier hoe je een gebruiker archiveert.
Beheerder
Beheerders hebben volledige rechten voor alle medewerkers. Zij hebben het beheer over integraties, de bedrijfsinstellingen, collega’s, en alle items zoals verlofaanvragen, declaraties en labels. Lees hier hoe je iemand beheerder maakt.
Beheerdersrechten in specifieke features
Soms wil je een collega beheerdersrechten geven in een specifieke feature. Denk aan een office manager, die volledig beheer over de bedrijfsmiddelen moet krijgen. Of een financieel medewerker met rechten tot alle declaraties. Lees hier hoe je iemand beheerdersrechten in een feature geeft.
Teamleider
Standaard teamleider-rechten
Teamleiders hebben rechten voor alleen hun teamleden. Deze rechten zijn weliswaar beperkt, zij kunnen bijvoorbeeld enkel items zoals verlofaanvragen toevoegen en beoordelen, maar niet verwijderen. Ook hebben zij standaard geen toegang tot contracten, arbeidsvoorwaarden en documenten.
Aanvullende teamleider-rechten
Je kunt de standaard rechten per teamleider uitbreiden; zo bepaal je welke teamleiders ook contracten en arbeidsvoorwaarden mogen beheren, of documenten in specifieke categorieën mogen zien en toevoegen. Lees meer over het instellen van teamleider-rechten.
De rechten gelden alleen voor de teamleden van een teamleider; zij kunnen dus nooit informatie van collega's buiten hun team zien!
Standaard gebruiker
Een standaard gebruiker heeft toegang tot zijn eigen personeelsdossier en kan zelf aanvragen indienen. Aanvragen voor bijvoorbeeld verlof, verzuim of uren kan een medewerker niet zelf verwijderen, enkel ingetrokken worden. Hiervan krijgt de teamleider en/of beheerder een notificatie.
Overzicht van alle rechten
In de bedrijfsinstellingen, onder 'Gebruikersrechten', krijg je een compleet overzicht van alle toegangsrechten binnen je organisatie. Hier zie je precies welke collega’s toegang hebben en wie teamleider- of beheerdersrechten heeft, en kun je vanaf hier direct wijzigen.
