In onze HoorayHR-tool bieden we de mogelijkheid om declaraties in te dienen, goed te keuren en te verwerken. Het is belangrijk om het onderscheid te begrijpen tussen het goedkeuren en het verwerken van een declaratie. Hieronder leggen we uit wat elk van deze termen betekent:

Wanneer een medewerker een declaratie indient, moet deze worden beoordeeld en goedgekeurd voordat deze wordt verwerkt. Een teamleider of een administrator heeft de bevoegdheid om een ingediende declaratie goed te keuren. Het goedkeuren van een declaratie houdt in dat de kosten die zijn gedeclareerd, zijn beoordeeld en als geldig zijn bevonden volgens de beleidsrichtlijnen van het bedrijf.

Zodra een declaratie is goedgekeurd, wordt deze klaargemaakt voor verdere verwerking.

Het verwerken van een declaratie gaat een stap verder dan alleen goedkeuring. Wanneer een beheerder de mogelijkheid van integratie met een boekhoudpakket heeft ingeschakeld, kan hij of zij declaraties ook verwerken.

Met een actieve integratie worden goedgekeurde declaraties automatisch doorgestuurd naar het gekoppelde externe boekhoudpakket. Dit proces zorgt ervoor dat de financiële informatie naadloos wordt gesynchroniseerd tussen HoorayHR en het boekhoudsysteem van het bedrijf.

Als er geen boekhoudpakket is gekoppeld, kan het verwerken van een declaratie nog steeds worden uitgevoerd, zij het op een meer handmatige wijze. In dit geval wordt het proces van verwerking gebruikt om administratief bij te houden welke declaraties al zijn verwerkt en volledig zijn afgehandeld, zelfs als ze nog niet zijn doorgestuurd naar een extern boekhoudsysteem.

Kortom, terwijl het goedkeuren van een declaratie de eerste stap is om de geldigheid ervan te bevestigen, impliceert het verwerken ervan dat de goedgekeurde kosten worden doorgegeven aan het boekhoudsysteem voor verdere financiële verwerking of handmatige administratieve afhandeling, afhankelijk van de instellingen van het bedrijf.