In HoorayHR verloopt het verwerken van reiskosten in twee stappen: eerst wordt de reiskostendeclaratie goedgekeurd, daarna kan deze worden verwerkt. Hieronder lees je wat beide stappen inhouden.
Reiskosten goedkeuren
Zodra een medewerker reiskosten indient, verschijnt deze automatisch in de takenlijst van de teamleider. De teamleider controleert de ritten, het aantal kilometers en eventuele bijlagen, en beoordeelt of alles voldoet aan het beleid. Is de declaratie in orde, dan wordt deze goedgekeurd en klaargezet voor verwerking.
Tip: Als een medewerker het aantal kilometers handmatig aanpast, wordt dit duidelijk weergegeven in de takenlijst van de teamleider bij het beoordelen van de rit. Lees hier hoe je handmatig de afstand van een rit aanpast.
Reiskosten verwerken
Na goedkeuring kan een beheerder de reiskosten verwerken. Wanneer er een boekhoud integratie actief is, wordt de declaratie na verwerking automatisch doorgestuurd naar het gekoppelde boekhoudpakket. Daarbij worden ook het totaalbedrag en de afstand van de ritten meegenomen.
Lees hier hoe je een koppeling maakt met je boekhoudpakket.
Is er geen integratie actief? Dan kunnen de reiskosten alsnog handmatig worden verwerkt. Zo houd je overzicht over welke reiskosten zijn afgehandeld en welke nog openstaan.
Verwerken in bulk
Beheerders kunnen meerdere reiskosten in bulk verwerken via het overzichtsscherm. Dit is vooral handig aan het einde van de maand, wanneer je in één keer alle ingediende ritten wilt afhandelen en doorzetten naar het boekhoudpakket.
Gerelateerde zoekwoorden: kostendeclaratie, declaratieformulier, aangifte, onkosten, onkostenvergoeding, kosten indienen, terugbetaling, boekhouding, kilometervergoeding, km vergoeding, woon-werkverkeer, auto, bedrijfsauto, auto van de zaak.