Met HoorayHR richt je gemakkelijk het proces in voor het indienen én afhandelen van reiskosten die gedeclareerd worden. Zo kan jouw werknemer gemakkelijk de route opgeven en wordt het aantal kilometers automatisch berekend. Een teamleider kan deze beoordelen en binnen enkele stappen verwerk je de aanvraag in jouw boekhouding.
​
In dit artikel komen de volgende onderdelen aan bod:

Als beheerder en teamleider houd je gemakkelijk overzicht welke reiskosten zijn ingediend binnen een periode. Het overzicht toont je de volgende informatie:

* Concept is een nieuwe status die alleen binnen reiskosten inzetbaar is. Door de ingediende ritten als concept op te slaan, kun je ritten stapelen en bijvoorbeeld aan het einde van de maand alle gemaakte ritten in 1 keer indienen.

Lees hier meer over hoe HoorayHR het aantal kilometers voor de reiskostenvergoeding berekend.

De reiskostenvergoeding per kilometer kun je als beheerder op 3 locaties binnen HoorayHR aanpassen:

Standaard staan er drie labels voor je klaar om declaraties gemakkelijk in te delen: ‘Woon-werkverkeer‘, ‘Klant bezoek‘, ‘Zakenreis‘. Je kunt als beheerder gemakkelijk nieuwe labels aanmaken om zo declaraties in te delen naar jullie eigen wens.

Stap 1: Klik in het reiskostenoverzicht op ‘toevoegen nieuw label’
​Stap 2: Vul een naam in
​Stap 3: Opslaan! De label is nu aangemaakt.

Let op! De labels die je aanmaakt, gelden alleen voor de reiskosten. Voor declaraties maak je losse labels aan die alleen bij declaraties terug te vinden zijn.

Stap 1: In het reiskostenoverzicht, zie je achter elke label een bewerk-knop (de drie stippen).
​Stap 2: Kies voor ‘Bewerk label’.
​Stap 3: Kies een nieuwe naam.
​Stap 4: Opslaan! De label is nu bijgewerkt.

Stap 1: In het reiskostenoverzicht, zie je achter elke label een bewerk-knop (de drie stippen).
​Stap 2: Kies voor ‘Verwijder label’.
​Stap 3: Lees de bijsluiter en bevestig door de naam van de label in te vullen.
​Stap 4: Opslaan! De label, inclusief alle bijhorende declaraties is nu verwijderd.

Let op! Het verwijderen van een label inclusief de declaraties is niet terug te draaien.

Stap 1: In het declaratie-overzicht, klik je op de ‘Reiskosten’.

Stap 2: Klik vervolgens op 'Reiskosten toevoegen'.
​Stap 3: Selecteer om welke ‘collega’ het gaat.

Stap 4: Voeg eventueel een opmerking toe.
​Stap 5: Kies een ‘label’.

Per rit:
​Stap 6: Vul de datum van de gemaakte reis in.
​Stap 7: Vul het adres van het vertrekpunt van de reis in het 'Van' veld in.

Stap 8: Vul daarna het adres van de eindbestemming in het 'Naar' veld in.

Stap 9: Als de heen- en terugreis hetzelfde is, kun je het vinkje bij 'Retour' aanzetten. let op: Deze optie is uitgeschakeld als je meer dan twee adressen hebt.
​Stap 11: Teamleiders en beheerders kunnen direct een status meegeven bij het opslaan.
​
​Let op! 'Concept' is een nieuwe status die alleen binnen reiskosten inzetbaar is. Door de ingediende ritten als concept op te slaan, kun je ritten stapelen en bijvoorbeeld aan het einde van de maand alle gemaakte ritten in 1 keer indienen.

Stap 12: Om de declaratie daadwerkelijk in te dienen, kunnen teamleiders en beheerders kiezen voor een status, behalve 'concept'. Done! De declaratie is nu ingediend.

Na het indienen van de reiskosten, kunnen teamleiders/beheerders deze goed- of afkeuren.

Stap 1: In het reiskostenoverzicht, of vanaf het dashboard, open je de ingediende reiskosten.
​Stap 2: Controleer de declaratie (staan de bedragen goed, is de juiste BTW gekozen).
​Stap 3: Keur de declaratie goed- of af.
​

Done! De declaratie van reiskosten is nu aangepast.

Wanneer een declaratie van reiskosten is goedgekeurd, kan een beheerder deze afhandelen. Wanneer de UBL integratie is geactiveerd, worden declaraties automatisch ingeschoten in jullie boekhouding. Je kunt bij de integratie instellingen aangeven of je de reiskosten ook als bon wilt ontvangen in het boekhoudpakket.

Stap 1: In het reiskostenoverzicht, of vanaf het dashboard, open de declaratie.
​Stap 2: Controleer de declaratie (staan de bedragen goed, is de juiste reiskostenvergoeding en locatie gekozen).
​Stap 3: Pas de status aan naar 'afgehandeld'.

Done! De declaratie is nu afgehandeld en wordt, mits de UBL integratie is geactiveerd, ingeschoten in jullie boekhouding.

Stap 1: In het reiskostenoverzicht, of vanaf het dashboard, open de ingediende reiskosten.
​Stap 2: Klik op ‘verwijderen’.
​

Done! De declaratie is verwijderd.

Let op! Het verwijderen van declaratie is niet terug te draaien. Als de UBL integratie actief is, zul je handmatig de declaratie moeten verwerken in jullie boekhouding.

Wil je de reiskosten direct doorsturen naar de boekhouder met een UBL integratie? Zet dan even het vinkje aan bij de integratie. We helpen je graag om deze in te stellen via het volgende kennisartikel: Declaraties koppelen met UBL-integratie.

Wil je meer inzicht in wat er door medewerkers is gedeclareerd? Bijvoorbeeld per team of persoonsniveau? Dan kun je hier voor naar Rapportages gaan en hier kiezen voor 'Reiskosten'. Het is mogelijk om de ingediende reiskosten op de volgende manier als rapportage te exporteren:

Uiteraard kun je hier ook een bepaald periode aan hangen.
​
​Let op! Alleen goedgekeurde en verwerkte declaraties zijn zichtbaar in de rapportage.