Met HoorayHR kun je eenvoudig digitaal documenten onderteken. Dit kan door zowel collega's als externen. Handig voor bijvoorbeeld arbeidsovereenkomsten of geheimhoudingsverklaringen.
Wat kost digitaal ondertekenen?
Als HoorayHR-Admin heb je de mogelijkheid om documenten digitaal te laten ondertekenen, wat je tijd en gedoe bespaart.
Elke HoorayHR-gebruiker heeft een profiel, dat al zijn persoonlijke informatie en documenten bevat. Binnen elk profiel kun je tot 3 documenten per jaar gratis ondertekenen. Dit betekent dat je 3 documenten kunt ondertekenen zonder extra kosten.
Samengevat, per HoorayHR gebruiker kan je tot 3 documenten per jaar gratis ondertekenen. Voor alle extra documenten wordt een tarief van €1,10 eur per document aangerekend.
Je kunt je kosten in de gaten houden in je abonnement overzicht hier.
Document ondertekenen
Simpel! Kies een document uit de lijst met documenten. Zodra je op de documentpagina bent selecteer je rechtsboven onder de knop ‘Acties’ de optie ‘Ondertekenen’. Of klik vanuit het onderteken deel op de document pagina zelf op 'Starten'.
Meer weten over Documentenbeheer? Klik dan hier.
Selecteer ondertekenaars
Vervolgens opent er een venster. Je kiest welke collega’s (of externen) er moeten ondertekenen. Ook kun je hier eventueel instellen dat er in een bepaalde volgorde ondertekend moet worden.
Settings instellen binnen CM.com
Je bent nu in de omgeving van CM.com, hier kun je eenvoudig aangeven waar handtekeningen moeten worden gezet en kun je vervolgens het document ter ondertekening aanbieden bij de eerder gekozen ondertekenaars.
Het ondertekenen
Vanuit HoorayHR worden er dan uitnodigingen gestuurd naar de ondertekenaars, ze worden (in volgorde) uitgenodigd om het document te ondertekenen. De uitgenodigde ondertekenaars klikken op de link in de e-mail en ondertekenen (of weigeren) het document. Je kunt in de documentpagina in HoorayHR precies zien wat de status is van het ondertekenen. Bijvoorbeeld wie er al getekend heeft of aan de beurt is.
De link in de uitnodigingsmail is 60 dagen geldig. Wanneer de link is verlopen, moet je het ondertekeningsproces in HoorayHR intrekken en het proces opnieuw starten. Aangezien het eerste ondertekeningsverzoek dan niet succesvol was, worden er ook geen kosten in rekening gebracht.
Bevestiging
Zodra het document succesvol door alle ondertekenaars is ondertekend ontvang je een bevestiging in de mail, met het ondertekende document in de bijlage.
Klaar!
Het ondertekende document is nu ook te downloaden in HoorayHR. Ga naar het desbetreffende document en selecteer het download icoon. Vervolgens kun je kiezen welk document je wilt downloaden:
Het originele document
Het ondertekende document
Het certificaat (dit is het rechtsgeldige document)
Digitaal onderteken weer intrekken? Dat kan ook. Ga naar de documentpagina, in het ondertekenen deel kun je rechtsboven 'Intrekken' selecteren. Houd er wel rekening mee dat het document dan ook niet meer gedeeld wordt.