Met HoorayHR kun je eenvoudig digitaal documenten onderteken. Dit kan door zowel collega's als externen. Handig voor bijvoorbeeld arbeidsovereenkomsten of geheimhoudingsverklaringen.
Wat kost digitaal ondertekenen?
Als HoorayHR beheerder heb je de mogelijkheid om documenten digitaal te laten ondertekenen, wat je tijd en gedoe bespaart.
Elke medewerker heeft een profiel, dat al zijn persoonlijke informatie en documenten bevat. Voor iedere medewerker kun je gratis 3 documenten per kalenderjaar ondertekenen. Voor ieder extra ondertekend document betaal je €1,10, dit zie je terug op je maandelijkse factuur.
Document ondertekenen
Simpel! Kies een document uit de lijst met documenten. Zodra je op de documentpagina bent selecteer je rechtsboven onder de knop ‘Acties’ de optie ‘Ondertekenen’. Of klik vanuit het onderteken deel op de document pagina zelf op 'Starten'.
Meer weten over Documenten-feature? Klik dan hier.
Selecteer ondertekenaars
Vervolgens opent er een venster. Je kiest welke collega’s (of externen) er moeten ondertekenen. Ook kun je hier eventueel instellen dat er in een bepaalde volgorde ondertekend moet worden.
Document voorbereiden
Je komt nu in de omgeving van onze ondertekenpartner CM.com, waar je het document kunt voorbereiden en kunt aangeven waar de handtekeningen geplaatst moeten worden.
Uitnodiging ter ondertekening
Vanuit HoorayHR worden er uitnodigingen gestuurd naar de ondertekenaars, ze worden (in volgorde) uitgenodigd om het document te ondertekenen. De uitgenodigde ondertekenaars klikken op de link in de e-mail en ondertekenen (of weigeren) het document. Je kunt in de documentpagina in HoorayHR precies zien wat de status is van het ondertekenen. Bijvoorbeeld wie er al getekend heeft of aan de beurt is.
Een ondertekenverzoek is 60 dagen geldig. Wanneer de link is verlopen, kun je het verzoek in HoorayHR intrekken en het proces opnieuw starten. Aangezien het eerste ondertekeningsverzoek dan niet succesvol was, worden er in dit geval geen kosten in rekening gebracht.
Bevestiging
Zodra alle ondertekenaars hun handtekening hebben gezet, ontvangt iedereen een bevestiging en het ondertekende document per e-mail. Deze vind je ook terug in HoorayHR.
Klaar!
Het ondertekende document is nu ook te downloaden in HoorayHR. Ga naar het desbetreffende document en selecteer het download icoon. Vervolgens kun je kiezen welk document je wilt downloaden:
Het originele document
Het ondertekende document
Het certificaat (dit is het rechtsgeldige document)
Digitaal onderteken weer intrekken? Dat kan ook. Ga naar de documentpagina, in het ondertekenen deel kun je rechtsboven 'Intrekken' selecteren. Houd er wel rekening mee dat het document dan ook niet meer gedeeld wordt.