Im sommige gevallen ziet een document er na het genereren anders uit dan je had bedoeld. Tekst die verspringt, kleuren die afwijken, of afbeeldingen die niet goed staan. In dit artikel leggen we uit waar dit aan kan liggen én wat je kunt doen om het te voorkomen.
1. Lettertypes worden niet goed weergegeven
De documentgenerator ondersteund niet alle lettertypes. Als een lettertype niet wordt herkend, wordt het automatisch vervangen door een standaard lettertype. Hierdoor kan het voorkomen dat de tekst langer of korter wordt, waardoor de layout van je document verspringt en elementen op de pagina ergens anders terecht komen.
Oplossing: Gebruik veelvoorkomende fonts zoals Times New Roman, Courier New, Calibri, Arial, Source Sans Pro, Cambria, Noto Sans of Noto Serif. Deze zijn veilig en worden goed ondersteund.
2. Verspringende tekst door uitlijning met witregels (‘enters’)
Het kan verleidelijk zijn om met lege regels tekst ('enters') precies op de juiste plek te krijgen. Maar dit is erg gevoelig voor kleine verschuivingen. Als er ergens een regel bij komt of af gaat, verschuift de hele opmaak.
Oplossing: Gebruik vaste paginamarges of tabellen voor positionering. En als je een kopje altijd op een nieuwe pagina wilt laten beginnen, gebruik dan “Pagina-einde” in Word in plaats van meerdere enters.
3. Gebruik van voetnoten of achtergrondafbeeldingen
Voetnoten en achtergrondafbeeldingen worden soms niet goed verwerkt bij het genereren van documenten. Dit kan leiden tot fouten in de layout of ontbrekende elementen.
Oplossing: Vermijd complexe elementen waar mogelijk. Als een achtergrond nodig is, gebruik dan een afbeelding van goede kwaliteit in de juiste kleuren (zie hieronder).
4. Afbeeldingen met een vaste positie
Een afbeelding die je op een vaste plek hebt gezet ("vaste positie" in Word), kan anders worden weergegeven als de omliggende tekst verandert. Hierdoor kan de layout onverwacht breken.
Oplossing: Kies bij afbeeldingen voor een positionering zoals "In tekst" of "Boven/onder tekst, zodat de afbeelding mee kan verschuiven.
5. Kleuren van afbeeldingen kloppen niet
Soms verandert de kleur van een afbeelding in het gegenereerde document. Dit gebeurt vaak wanneer een afbeelding in CMYK (drukwerkkleuren) is opgeslagen, terwijl het document wordt gegenereerd in RGB (beeldschermkleuren).
Oplossing: Zet afbeeldingen altijd om naar RGB voordat je ze in je document gebruikt. Dit voorkomt kleurafwijkingen bij het genereren van het einddocument. Heb je een grafisch ontwerper in je team? Die kan je hier waarschijnlijk goed bij helpen.