HoorayHR biedt beheerders en teamleiders de mogelijkheid om workflows toe te voegen. In dit artikel leggen we je stap-voor-stap uit hoe je op basis van een template een workflow kan aanmaken.
Stap 1 - Workflow toevoegen
Er zijn verschillende plekken vanuit waar je een workflow kan toevoegen:
Vanuit de ‘Acties’ knop in de workflows-feature.
Vanuit de ‘plus’ knop in een categorie op het workflows-overzicht.
Vanuit het profiel van een medewerker. Daar kan je onder ‘workflows’, of vanuit het overzicht een nieuwe workflow starten. De medewerker is dan al voor je geselecteerd.
Stap 2 - Template selecteren
Wanneer je een workflow gaat starten, begin je met het kiezen van het gewenste template. Deze staan onderverdeeld in je workflow-categorieën. Je hebt ook de mogelijkheid om door te gaan zonder template.
Stap 3 - Eén of meerdere workflows
Kies of je één workflow, of meerdere workflows voor aparte collega’s wilt toevoegen.
Stap 4 - Algemeen
Na het kiezen van een template ga je de nodige gegevens invullen om de workflow te kunnen aanmaken. Vul de titel en eventueel een omschrijving in. Standaard wordt de categorie van het template gebruikt, deze kan je aanpassen. Kies eventueel labels.
Als je in het gekozen template gebruik maakt van deadlines, moet je hier de deadline-datum invullen. Indien je de deadline-datum een naam hebt gegeven (zoals ‘de eerste werkdag’), vul je die datum hier in. Zo worden de deadlines van de taken automatisch berekend.
Stap 5 - Rollen
Kies voor welke collega je de workflow wilt starten. Indien je hebt gekozen voor 'meerdere' workflows kan je hier meerdere collega's selecteren.
Per rol geef je aan welke collega deze vervult. Wanneer je al een ‘standaard collega’ hebt ingesteld in de template, is deze al voorgeselecteerd. Zo krijgen alle taken die gekoppeld zijn aan een rol, een verantwoordelijke.
Let op: wanneer je een workflow voor meerdere medewerkers tegelijk start, zullen de rollen voor al deze medewerkers hetzelfde zijn.
Stap 6 - Voorbeeld
Aan de hand van de gegevens die net zijn ingevuld, zie je een voorbeeld van de workflow. De taken hebben een deadline en verantwoordelijke gekregen. Loop alles nog even na. Wil je iets wijzigen? Dan kun je in de voorgaande stappen nog aanpassingen doen.
Stap 7 - Activeren
Als je zeker weet dat alles correct is ingevuld, kan je ervoor kiezen om de workflow op te slaan als concept of direct te activeren. Wanneer de workflow geactiveerd wordt, worden direct notificaties verstuurd aan alle collega’s met taken. Als je ervoor kiest om de workflow(s) als concept op te slaan, dan kun je deze later via het workflow overzicht handmatig activeren. Handig als je alvast iets klaar wilt zetten voor in de toekomst, of de workflow nog even wil aanpassen voor je deze verstuurd.
Degene die de workflow toevoegt, wordt automatisch zelf de workflow-verantwoordelijke. Je kunt dit eventueel daarna per workflow aanpassen.
Stap 8 - Aan de slag!
In de workflow zie je direct (per sectie) hoeveel taken er al zijn afgerond. Wil je iets aanpassen? Dat kan, maar houd er rekening mee dat bij een actieve workflow er direct notificaties verstuurd worden als er nieuwe taken worden toegevoegd, of als er deadlines worden gewijzigd.
Zijn alle taken voltooid? Dan kun je ervoor kiezen om de workflow te archiveren, de workflow kan dan niet meer gewijzigd worden en er worden geen notificaties meer voor verstuurd.
Gerelateerde zoekwoorden: workflow, workflows, workflow-template, activeren, starten, toevoegen, aanmaken, actief, concept, taken, deadlines, secties.