Workflow-templates zijn de manier om je bedrijfsprocessen vast te leggen en in te richten. Door je templates in te richten, en deze te gebruiken bij het starten van een workflow, zorg je ervoor dat je je processen standaardiseert en automatiseert. In dit artikel leggen we uit wat een workflow-template is en hoe je deze instelt.

Een workflow-template bestaat uit een set taken die samen zorgen voor de invulling van een proces, bijvoorbeeld voor de onboarding van een nieuwe medewerker. Je kunt taken groeperen in secties, om zo de verschillende fases van je proces in te richten. Per taak stel je in door wie, wat, en wanneer iets moet gebeuren. Daarvoor kan je gebruik maken van rollen, acties en automatische deadlines.
​

Wanneer je complexere processen met verschillende fases hebt, kun je taken groeperen in secties. Zo kun je bijvoorbeeld een sectie aanmaken voor de preboarding, onboarding, en evaluatie. Je kunt daarbij instellen of de secties in volgorde uitgevoerd moeten worden.

Lees hier meer over secties.
​

Een template-rol gebruik je om aan te geven wie binnen je proces verantwoordelijk is voor het uitvoeren van specifieke taken, zoals de ‘medewerker’ of ‘HR-manager’. Je kunt zelf per template bepalen welke rollen je wilt instellen, en hoe je deze wilt noemen.

Zodra je rollen hebt aangemaakt, kun je per taak in het template aangeven welke rol verantwoordelijk is voor het uitvoeren van de taak. In het rollen overzicht zie je terug welke rollen je hebt gespecificeerd en hoeveel taken er gekoppeld zijn aan een rol. De rol ‘medewerker’ staat er standaard, waarmee je aangeeft over wie de workflow gaat, zoals een onboarding of persoonlijke ontwikkelingscyclus. De medewerker hoeft niet altijd taken te hebben.

Wanneer je een nieuwe workflow op basis van het template maakt, selecteer je een collega die deze rol vervult. Op basis hiervan worden de taken automatisch aan deze collega toegewezen.
​

Daarnaast kun je een actie toevoegen aan een taak. Denk hierbij aan het uploaden van een document, het starten van een dienstverband, of een link naar een externe website, er zijn vele opties. Bij sommige acties kun je extra informatie vastleggen. Zo kies je bij de actie ‘Document uploaden’ in welke categorie toegevoegd moet worden, of bij ‘Feedback vragen’ welk vragenlijst-template gebruikt moet worden. Super makkelijk!
​

Taken kunnen een deadline hebben, die gebruikt wordt om te bepalen of een workflow achterloopt en om herinneringen te sturen naar de verantwoordelijken. In het template kun je de deadline automatisch laten berekenen gebaseerd op de ‘deadline datum’. Je kunt een naam toevoegen om betekenis te geven aan de deadline datum, bijvoorbeeld ‘de eerste werkdag’.
​
Je kunt ervoor kiezen om de taak deadline op dezelfde datum als de deadline datum te laten vallen, maar ook X dagen/weken/maanden voor of na de deadline datum. Handig voor bijvoorbeeld een onboarding: de deadline-datum heeft de naam ‘de eerste werkdag’, en er zijn taken die vóór de eerste werkdag geregeld moeten zijn, maar ook deadlines voor de eerste werkweek van de medewerker.
​
Bij het starten van de workflow stel je de deadline-datum in en de deadlines voor alle taken worden automatisch berekend.
​

​

Een workflow wordt zichtbaar voor medewerkers zodra zij daarin een actieve taak hebben. Een taak is actief zodra een workflow geactiveerd is en de taak in een ontgrendelde sectie zit. Simpeler gezegd: er wordt van de medewerker verwacht een taak uit te voeren.

Afhankelijk van de workflow-instelling mag de medewerker alleen eigen taken (standaard) of alle taken binnen de workflow zien. Soms wil je dat een medewerker ook op de hoogte is van de taken van anderen, in dat geval kun je dat zo instellen.

Medewerkers kunnen altijd alleen hun eigen taken afvinken.
​

Wanneer je secties gebruikt in je template, kun je instellen dat deze in volgorde moeten worden uitgevoerd. Bij het activeren van een workflow op basis van het template wordt dan alleen de eerste sectie ontgrendeld; overige secties blijven vergrendeld.

Opeenvolgende secties kunnen automatisch of handmatig ontgrendeld worden. De workflow-verantwoordelijke ontvangt altijd een notificatie wanneer een sectie is afgerond.
​

Zodra je het template hebt ingericht, helpen de ingestelde rollen en automatische deadlines je bij het snel en gemakkelijk toevoegen van workflows op basis van het template.

Ga direct aan de slag en lees hier meer over het toevoegen van een workflow.