Met de optionele module Urenregistratie boekt de Exact Bouw koppeling gesynchroniseerde afwezigheid óók als uren in de urenregistratie van Exact Bouw. Verlof, verzuim en feestdagen verschijnen dan als urenregels op projecten en uursoorten die jij kiest, zodat je urenoverzichten compleet zijn. Niemand hoeft nog handmatig afwezigheidsuren te boeken.
De module aanzetten
De module staat standaard uit. Aanzetten doe je in het tabblad Modules. Met de module aan verschijnen er twee extra stappen in de instellingen: Urenmodus en Urenregistratie.
Hoeveel uur wordt er geboekt?
De koppeling boekt per afwezige dag één urenregel per medewerker:
Hele dagen krijgen de roosteruren van die dag. Werkt iemand op maandag 8 uur en op woensdag 4 uur, dan boekt een verlofweek op maandag 8,00 en op woensdag 4,00 uur.
Een halve dag verlof krijgt de werkelijke uren. Verlof van 09:00 tot 13:00 met een half uur pauze wordt 3,50 uur.
Bij een ziekmelding halverwege de dag worden alleen de zieke uren van die eerste dag geboekt. Hetzelfde geldt voor de dag waarop iemand gedeeltelijk terugkomt.
Een verzuimpercentage telt mee. Is iemand voor een deel ziek gemeld, dan boekt de koppeling dat deel van de uren: 8 roosteruren bij 25% ziek wordt 2,00 uur. Wijzigt het percentage tijdens de ziekteperiode, dan rekent elke dag met het percentage dat op die dag geldt.
Een lopende ziekmelding wordt dag voor dag geboekt, tot en met vandaag. Zolang iemand ziek is, groeien de uren elke dag mee.
Feestdagen worden geboekt op de instellingen van verlof. Valt een feestdag binnen een verlofperiode, dan telt die dag als feestdag; er wordt nooit dubbel geboekt.
Begin- en eindtijd vult de koppeling automatisch in als jouw Exact Bouw-omgeving tijden registreert bij uren. Bij een boeking van een paar uur zijn dat de werkelijke tijden van de afwezigheid (09:00 - 13:00). Bij hele dagen begint de regel om 08:00 en eindigt hij na de roosteruren van die dag: 8 roosteruren worden zo 08:00 - 16:00.
Dagen waarop iemand volgens het rooster niet werkt, bijvoorbeeld het weekend, krijgen geen urenregel.
De instellingen
Bij Urenmodus kies je of de uren voor iedereen op dezelfde projecten worden geboekt, of per HoorayHR-entiteit op een eigen project. De tweede optie is handig als je meerdere bedrijfsentiteiten met eigen projectadministraties hebt.
Bij Urenregistratie kies je per soort afwezigheid (verlof en verzuim):
Urenproject: het Exact Bouw-project waarop de uren komen, bijvoorbeeld een intern project "Verzuim en Verlof".
Uursoort: de uursoort waarop geboekt wordt.
Bewakingscode (optioneel): de bewakingscode voor de urenregel. Een bewakingscode hoort bij één project, kies dus de code die bij het gekozen urenproject hoort. In de lijst staan alleen codes die de afgelopen drie maanden op een urenregel zijn gebruikt; boek een code zo nodig eenmalig handmatig in Exact Bouw.
Splits je per entiteit, dan vul je deze keuzes per entiteit in een tabel in.
Daarnaast is er de optie Aangemaakte uren automatisch accorderen (standaard aan). Staat deze aan, dan worden de uren direct als geaccordeerd geboekt. Staat hij uit, dan komen de uren in de normale accorderingsflow van Exact Bouw terecht.
Twee belangrijke regels
Let op: boek vanaf de startdatum geen afwezigheidsuren meer handmatig. De koppeling boekt alle afwezigheid vanaf de startdatum. Uren die je daarnaast zelf boekt staan dubbel in de administratie. Ruim ook bestaande handmatige afwezigheidsuren vanaf die datum op voordat je de module aanzet.
Ingetrokken afwezigheid wordt op 0,00 gezet, niet verwijderd. Exact Bouw staat het verwijderen van urenregels via de koppeling niet toe. Wordt verlof ingetrokken of een ziekmelding gecorrigeerd, dan zet de koppeling de bijbehorende urenregels op 0,00 uur, met de opmerking "Afwezigheid ingetrokken (KoppelHet)".
Veelgestelde vragen
Waarom staat er een urenregel van 0,00 uur?
Een urenregel van 0,00 uur betekent dat de bijbehorende afwezigheid is ingetrokken. Urenregels kunnen via de koppeling niet verwijderd worden, dus zet de koppeling ze op 0,00 met de opmerking "Afwezigheid ingetrokken (KoppelHet)". Je mag zulke regels laten staan of zelf verwijderen.
Ik heb per ongeluk urenregels verwijderd in Exact Bouw.
Verwijderde urenregels zet de koppeling bij de volgende synchronisatie automatisch terug.
Ik zie de gewenste bewakingscode niet in de lijst.
In de lijst staan alleen bewakingscodes die de afgelopen drie maanden op een urenregel zijn gebruikt. Boek de code eenmalig handmatig in Exact Bouw, daarna verschijnt hij in de lijst.
Gerelateerde zoekwoorden: urenregistratie, uren boeken, urenproject, uursoort, bewakingscode, accorderen, verzuimpercentage, urenmodus, 0,00 uur, exact bouw.