De Exact Bouw koppeling houdt je medewerkergegevens automatisch gelijk. Nieuwe medewerkers in HoorayHR worden automatisch aangemaakt in Exact Bouw, en wijzigingen worden elke nacht doorgezet. HoorayHR is daarbij leidend: de koppeling schrijft nooit iets terug naar HoorayHR.
Het afdelingsveld instellen
De koppeling bepaalt de afdeling van elke medewerker via een extra veld in HoorayHR. Dit veld bestaat waarschijnlijk nog niet en maak je eenmalig aan:
Maak in HoorayHR een extra veld aan, bijvoorbeeld met de naam "Afdeling". Kies als type bij voorkeur meerkeuze, met de afdelingsnamen als keuzeopties: zo kan er geen typefout insluipen. Lees hier hoe je een extra veld aanmaakt.
Vul het veld in bij nieuwe medewerkers, dus medewerkers die nog niet in Exact Bouw staan. Zonder afdeling kan de koppeling ze niet aanmaken. Bij bestaande medewerkers mag het veld leeg blijven; hun afdeling in Exact Bouw blijft dan gewoon staan. Vul je het wél in, dan houdt de koppeling de afdeling voortaan gelijk aan HoorayHR.
Gebruik precies dezelfde naam als de afdeling in Exact Bouw heeft.
Let op: de koppeling zoekt de afdeling op naam. "Uitvoering" vindt de afdeling Uitvoering, maar "uitvoering bv" vindt niets.
Medewerkers aan elkaar koppelen
In de instellingenstap Medewerkermapping koppel je elke HoorayHR-medewerker aan de juiste Exact Bouw-medewerker. De koppeling vult alvast een voorstel in door te vergelijken op e-mailadres en naam. Je hoeft het voorstel alleen te controleren en aan te vullen.
Beide kolommen gevuld: deze medewerkers worden aan elkaar gekoppeld en bijgewerkt.
Exact Bouw-kolom leeg: deze medewerker bestaat nog niet in Exact Bouw en wordt bij de eerste synchronisatie automatisch aangemaakt en gekoppeld.
Met de optie Alleen gemapte medewerkers synchroniseren (standaard aan) is de mappingtabel de complete lijst: alleen medewerkers die erin staan worden gesynchroniseerd, wie er niet in staat wordt overgeslagen. Nieuwe medewerkers die je later in HoorayHR toevoegt, synchroniseren dan pas nadat je ze aan de tabel hebt toegevoegd. Wil je liever dat álle actieve HoorayHR-medewerkers automatisch meegaan, ook toekomstige, zet de optie dan uit.
Welke velden worden gesynchroniseerd?
De koppeling stuurt de volgende gegevens vanuit HoorayHR naar Exact Bouw:
Voornaam — de roepnaam wordt gebruikt als die is ingevuld
Achternaam — volgens het naamgebruik in HoorayHR, inclusief tussenvoegsels
Adres — straat, huisnummer en toevoeging worden samengevoegd tot één regel
Postcode
Woonplaats
Telefoonnummer
E-mailadres
Geboortedatum
Functietitel — komt in Exact Bouw in het veld Functie
Afdelingsveld — komt in het veld Afdeling, gekoppeld op naam
Datum in dienst
Datum uit dienst — zo verwerkt de koppeling ook uitdiensttredingen
BSN — alleen als "BSN synchroniseren" aan staat in de algemene instellingen
Rooster — de uren per weekdag komen in de werkuren maandag t/m zondag, afgerond op kwartieren
Gekoppelde extra velden — komen in de vrije velden (custom attributen)
Maak je een veld in HoorayHR leeg, dan wordt het bij de volgende synchronisatie ook in Exact Bouw leeggemaakt. Velden die niet in deze lijst staan worden nooit aangepast: wat je daar in Exact Bouw zelf invult, blijft staan.
Eigen velden koppelen
Wil je extra velden meenemen, zoals een VCA-nummer? Koppel in de instellingenstap Custom fields een HoorayHR extra veld aan het bijbehorende vrije veld (custom attribuut) in Exact Bouw. Een veld kan alleen gekoppeld worden als het aan beide kanten al bestaat: als extra veld in HoorayHR én als vrij veld in Exact Bouw.
Heeft een medewerker in een meerkeuzeveld meerdere waarden geselecteerd, dan wordt dat veld voor die medewerker overgeslagen. Er past maar één waarde in Exact Bouw.
De koppeling herkent HoorayHR-velden op naam. Hernoem je een veld in HoorayHR, werk dan ook deze instelling bij.
Gebruik je geen extra velden, dan sla je deze stap gewoon over.
Veelgestelde vragen
Een nieuwe medewerker in HoorayHR verschijnt niet in Exact Bouw. Hoe kan dat?
Als een nieuwe medewerker niet in Exact Bouw verschijnt, controleer je drie dingen:
De medewerker staat in de medewerkermapping. Laat de Exact Bouw-kolom leeg, dan wordt hij aangemaakt. Standaard synchroniseert de koppeling alleen medewerkers die in de mapping staan.
De medewerker is actief in HoorayHR: hij heeft zijn uitnodiging geaccepteerd en is niet gearchiveerd.
Het afdelingsveld is ingevuld met een geldige afdelingsnaam. Zonder afdeling kan de koppeling niemand aanmaken.
Een medewerker wordt overgeslagen met de melding dat de afdeling niet gevonden is.
De waarde in het afdelingsveld komt niet overeen met een afdelingsnaam in Exact Bouw. Zet de namen exact gelijk. Bestaande medewerkers worden gewoon bijgewerkt; alleen hun afdeling blijft dan ongewijzigd.
Het rooster van een medewerker wordt niet bijgewerkt.
Heeft de medewerker in HoorayHR een afwisselend rooster, waarbij even en oneven weken van elkaar verschillen? Dat past niet in de standaardweek van Exact Bouw. De koppeling slaat het rooster dan over en laat het bestaande rooster in Exact Bouw staan. De rest van de gegevens synchroniseert gewoon.
Wat gebeurt er als een medewerker uit dienst gaat?
Vul de einddatum in HoorayHR in. Die verschijnt als datum uit dienst in Exact Bouw, ook als de medewerker in HoorayHR al gearchiveerd is.
Ik heb een veld hernoemd in HoorayHR en nu synchroniseert het niet meer.
De koppeling herkent extra velden op naam. Werk na het hernoemen de instelling bij waarin het veld gebruikt wordt: het afdelingsveld of de custom fields-koppeling.
Gerelateerde zoekwoorden: medewerkers synchroniseren, afdelingsveld, medewerkermapping, custom fields, vrije velden, vca nummer, rooster, uit dienst, bsn, exact bouw.