Workflows zijn slimme takenlijsten die jouw organisatie helpen om HR-processen overzichtelijk en gestroomlijnd te beheren. Of het nu gaat om onboarding en offboarding, de performance cycle, contractverlengingen of langdurig verzuim. Door middel van workflows vergeet je nooit meer een taak!

Het is mogelijk om jouw workflows en templates onder te verdelen in verschillende categorieën. Op deze manier creëer je een goed overzicht van alle soorten processen binnen jouw organisatie. Je kunt kiezen uit een aantal standaard categorieën, maar is het natuurlijk ook mogelijk om jouw eigen categorieën aan te maken in HoorayHR.

Vanuit het overzicht met categorieën zie je direct welke bedrijfsprocessen er zijn, hoeveel actieve workflows er lopen en of er taken achterlopen binnen deze workflows.

Tip: heb je verschillende type onboarding processen, met labels creëer je onderscheid tussen deze processen. Vervolgens kun je in je overzichten eenvoudig filteren op de labels, zodat je precies kunt zien hoe het ervoor staat.

Workflow-templates zijn te gebruiken om processen in te richten en taken te bepalen. Een workflow-template bestaat uit een set taken die samen zorgen voor de invulling van een proces. Per taak is in te stellen door wie, wat en wanneer iets moet gebeuren. Hiervoor kun je gebruik maken van:

Gebruik rollen om aan te geven welke collega verantwoordelijk is voor het uitvoeren van specifieke taken binnen een workflow; het proces. Denk hierbij aan rollen zoals de ‘medewerker’, of bijvoorbeeld ‘HR-manager’ of ‘salarisadministrateur’. Zelf kies je de rollen die je gebruikt in een template en hoe je deze noemt. Per taak wijs je eenvoudig een rol toe, zodat duidelijk is wie hier verantwoordelijk voor is. Tijdens het starten van de workflow wijs je per rol een verantwoordelijke collega aan. Vervolgens worden alle bijbehorende taken automatisch aan deze collega toegewezen.

Het is mogelijk om een actie toe te voegen aan een taak. Denk hierbij aan het uploaden van een document, starten van een dienstverband of een link naar een externe website. Bij sommige acties, zoals bij ‘document uploaden’, kies je eenvoudig aan welke categorie deze toegevoegd moet worden.

Aan taken kan een deadline gekoppeld worden; deze wordt bepaald om te bepalen of een workflow achterloopt en om herinneringen te sturen naar de verantwoordelijken. Het is mogelijk om deadlines automatisch te laten berekenen op basis van de ‘deadline datum’. Je kunt een naam toevoegen om betekenis te geven aan de deadline datum, bijvoorbeeld ‘de eerste werkdag’ bij een onboarding workflow. Bij het instellen van een taak-deadline, kun je eenvoudig kiezen hoeveel dagen voor of na de workflow-datum een bepaalde taak voldaan moet zijn. Bij het starten van de workflow stel je de deadline-datum in en de deadlines voor alle taken worden automatisch berekend.

Taken zijn te groeperen in (volgordelijke) secties. Op deze manier is het mogelijk om verschillende fases te koppelen aan jouw workflow, ofwel jouw bedrijfsproces. Handig, want zo kun je bijvoorbeeld een sectie aanmaken voor de preboarding-, onboarding- en evaluatiefase wanneer er een nieuwe medewerker in dienst komt.

Op de overzichtspagina van Workflows zie je een overzicht van alle workflows binnen de organisatie. Wanneer je klikt op een categorie, zie je eenvoudig wat de voortgang is van de lopende workflows. Deze weergave is vernieuwd, om nog overzichtelijker de voortgang in te zien.

We hebben een aantal grote en nieuwe verbeteringen voor je uitgelicht. Daarnaast bevat de Workflows 2.0 update enkele andere verbeteringen die jou helpen om bedrijfsprocessen nog eenvoudig te optimaliseren. Enkele verdere verbeteringen die zijn doorgevoerd:

✅ Inzicht in wanneer en door wie een taak is afgevinkt (en ontvinkt)

✅ Workflows in bulk starten voor meerdere collega’s

✅ Gemakkelijk zoeken en filteren

✅ Workflows toevoegen in concept status

✅ Uitgebreider overzicht van workflows in het personeelsdossier

✅ Workflow-beheerdersrechten voor standaard gebruikers

Goed nieuws: Al je bestaande workflows en templates zijn automatisch gemigreerd naar onze nieuwe versie van Workflows. Je kunt dus nu al gebruik maken van de nieuwe functionaliteiten.

Een aantal dingen die je kunt doen:

☑️ Organiseer je processen met categorieën. Maak categorieën aan en voeg je bestaande templates en workflows hieraan toe voor meer overzicht.

☑️ Controleer en update je templates. Stel rollen, slimme acties en automatische deadlines in voor je taken en deel taken eventueel in in verschillende secties.

☑️ Update actieve workflows. Stel bij je bestaande workflows de rol 'Medewerker' in zodat je deze workflows makkelijker terugvindt. Tip: dit kan ook in bulk vanuit het overzicht.

Dat was het! Je bent helemaal up-to-date voor Workflows 2.0!