Wenn du anfängst, HoorayHR zu benutzen, ist einer der ersten Schritte, dass du sicherstellst, dass die Arbeitszeit aller Beschäftigten pro Tag und pro Woche im Arbeitsplan richtig eingestellt ist. Auf der Grundlage dieser Unternehmenseinstellungen und der eingestellten Vollzeitstunden (1FTE) berechnet HoorayHR unter anderem automatisch die Urlaubsbudgets. Es ist möglich, diese anzupassen. So behältst du deine Personalbesetzung im Griff und weißt genau, wer heute anwesend ist.
Standardbetriebsplan in den Firmeneinstellungen
Wenn die Unternehmenseinstellungen korrekt eingegeben sind, kannst du im nächsten Schritt sicherstellen, dass der Arbeitszeitplan für jeden Kollegen korrekt eingegeben wird. Schließlich arbeiten nicht alle KollegInnen an den gleichen Tagen und Stunden. Im Folgenden wird schrittweise beschrieben, wie du den Arbeitszeitplan für jeden Kollegen korrekt ausfüllst.
Standardarbeitszeitplan pro Profil festlegen
Du hast zwei Möglichkeiten:
Aus dem Admin-Menü Arbeitsverhältnis > Arbeitszeitplan
Aus dem Profil deiner Kollegin/deines Kollegen Arbeitsverhältnis > Arbeitszeitplan (ab Schritt 2)
Gehe zu Arbeitsverhältnis > Arbeitszeitplan
oderKlicke im Profil deiner Kollegin oder deines Kollegen auf “Arbeitsverhältnis" und gehe zu "Arbeitszeitplan".
Klicke auf "Arbeitsplan hinzufügen".
Bearbeite hier den Arbeitsplan wie vereinbart. Es ist auch möglich, mehrere Arbeitszeitpläne für verschiedene Termine hinzuzufügen. Diese Option ist zum Beispiel ideal für KollegInnen, die zunächst 32 Stunden arbeiten, dann aber 36 Stunden arbeiten wollen.
Du kannst dann für jeden Arbeitstag angeben, ob dieser Kollege arbeitet (diesen Tag über die Schaltfläche ein- oder ausschalten) und eventuell auch die Anzahl der Stunden.
Optional: Arbeitet ein Kollege z. B. jede zweite Woche an weniger Tagen oder andere Zeiten? Dann kannst du dies angeben, indem du "Nächste Woche ist anders als diese Woche" ankreuzt und die Stunden und Tage für diese spezifische Woche anpasst.
Wenn alles ausgefüllt ist, wählst du "Speichern".
Die automatische Berechnung der Urlaubsstunden auf Basis des Arbeitszeitplans findest du dann u.a. in der Urlaubsbudgetübersicht deines Kollegen
Tipp für einen Tausch von Standard-Arbeitstagen:
Du kannst mehrere Arbeitszeitpläne erstellen und im Voraus planen. Für jeden Arbeitszeitplan legst du fest, von wann bis wann er läuft, welche Tage gearbeitet werden und wie viele Stunden pro Tag.
Null-Stunden-Vertrag oder Freiberufler?
Ist einer deiner KollegInnen Freiberufler oder arbeitet mit einem Null-Stunden-Vertrag? Dann gibt es dafür eine eigene Funktion. Klick hier für den Helpcenter Artikel.
Du kannst den Schalter dafür unter "Arbeit auf Abruf" einschalten.
Gib an, wann das Startdatum ist und ob es ein Enddatum für diesen Arbeitsplan gibt.
Gib für die laufende Woche an, wann dein Kollege anwesend ist und für wie viele Stunden pro Tag.
Mit Speichern wird dieser Arbeitszeitplan aktiviert.
Basierend auf den erstellten Arbeitsplänen werden die Verfügbarkeiten auf dem Dashboard, im Kalender und sogar in den Kalenderintegrationen mit Google und Microsoft 365 u.a. angezeigt.
Negatives Urlaubssaldo
Arbeitskräfte, die auf Abruf bereitstehen, haben keine festen Vertragsstunden (pro Woche). Der große Unterschied zu Ihren festangestellten KollegInnen besteht darin, dass Bereitschaftsdienstleistende kein Urlaubsbudget (gesetzlich und außergesetzlich) aufbauen. Wenn also Feiertage und gesetzliche Urlaubstage in Anspruch genommen werden und dein Arbeitnehmer auf Abruf zufällig an diesem Tag arbeitet, kann ein negativer Saldo entstehen. Im Urlaubsbudgetbericht kannst du herausfinden, wie dieser Saldo entstanden ist.