Sobald du dich bei HoorayHR angemeldet hast, kannst du deine individuelle Personalakte öffnen, indem du auf „Mein Profil“ klickst. Hier findest du alle Informationen zu deiner Beschäftigung, Urlaub, Krankmeldungen, geleisteten Arbeitsstunden, Spesenabrechnungen und vieles mehr unter den Registerkarten. So hast du jederzeit Zugriff auf deine eigenen Daten und wichtigen Dokumente.
Was findest du in deiner Personalakte?
Deine Personalakte besteht aus verschiedenen Bestandteilen, die jeweils eine bestimmte Funktion haben:
1. Übersicht
Dies ist die Startseite deiner Personalakte. Hier siehst du auf einen Blick wichtige Informationen, wie eine Zusammenfassung deiner Urlaubsanträge und geplanten Urlaubstage. Auch ausstehende Aufgaben oder Benachrichtigungen werden hier angezeigt.
2. Profil
In deinem Profil findest du deine persönlichen Angaben wie Name, Adresse und Kontaktinformationen. Als Mitarbeitende kannst du die meisten Felder selbst bearbeiten. Es gibt jedoch Ausnahmen.
Nicht von dir bearbeitbar: Berufsbezeichnung, Team, Mitarbeiternummer und alle zusätzlichen Felder, die von einem Admin hinzugefügt wurden und von Mitarbeitenden absichtlich nicht bearbeitet werden können.
3. Arbeitsverhältnis
Hier findest du alle Details zu deinem Vertrag, wie z. B.:
Das Start- und (falls zutreffend) Enddatum deines Vertrags.
Die Arbeitsbedingungen, einschließlich Gehalt und vertraglich vereinbarte Stunden.
Dein Arbeitsplan, der dir einen Einblick in deine Arbeitstage und deine Verfügbarkeit gibt.
Möglicherweise eine unterschriebene Version deines Vertrags als PDF.
4. Urlaub
Möchtest du Urlaub beantragen oder dein Urlaubsbudget einsehen? Hier findest du:
Eine Übersicht über deine aktuellen Urlaubsbudgets, einschließlich einer Übersicht, in der du sehen kannst, wie dein Urlaubsbudget pro Urlaubsart strukturiert ist, wo es ausgegeben wurde und wann der Urlaub abläuft.
Eine Liste aller Urlaubsanträge, einschließlich Genehmigungen und Ablehnungen.
5. Krankmeldungen
Unter „Krankmeldung“ findest du eine Übersicht über frühere Krankmeldungen und andere Abwesenheiten. So erhältst du einen Einblick in deine eigene Abwesenheitshistorie.
6. Zeiterfassung
Wenn dein Arbeitgeber die Zeiterfassung verwendet, kannst du hier sehen:
Welche Stunden du registriert hast.
Ob deine Überstunden bearbeitet wurden (z. B. ausgezahlt oder als Freizeitausgleich erfasst).
7. Spesenabrechnungen
Hier kannst du deine eingereichten Spesenabrechnungen und Reisekosten einsehen. Du siehst sofort, welchen Status deine Spesenabrechnungen haben und ob sie bereits genehmigt und bearbeitet (=ausgezahlt) wurden.
8. Workflows
Workflows helfen dir dabei, Aufgaben wie das Onboarding oder Leistungsbeurteilungen zu erledigen. Diese Übersicht zeigt dir:
Welche Workflows für dich aktuell aktiv sind.
Welche Aufgaben dir zugewiesen wurden und wie der Fortschritt ist.
9. Dokumente
Hier findest du alle wichtigen Dokumente wie deine Gehaltsabrechnungen und Jahresabrechnungen. Je nachdem, wie dein Arbeitgeber dies eingerichtet hat, können hier auch andere Dokumente wie Verträge oder Darlehensvereinbarungen gespeichert werden.
10. Talente
Hier findest du eine Übersicht über dein Wachstum im Unternehmen. Dazu gehören:
Aufzeichnungen über Leistungen und Beurteilungsgespräche.
Ziele, die du dir gesetzt hast, und deine Fortschritte auf dem Weg dorthin.
11. Arbeitsmittel
Wenn dein Unternehmen dir beispielsweise einen Laptop oder ein Telefon zur Verfügung gestellt hat, werden diese hier registriert. So weißt du genau, welche Ressourcen du ausgeliehen hast und welche Vereinbarungen getroffen wurden.
Wer kann was sehen?
Deine Personalakte ist natürlich nicht für jeden vollständig einsehbar:
Du hast vollen Zugriff und kannst die meisten deiner Profildaten selbst bearbeiten (mit Ausnahme der oben genannten Felder).
Admins haben Zugriff auf alle Daten und können diese bearbeiten.
Die Teamleitung (falls zutreffend) kann begrenzte Informationen wie Urlaubsanträge und teambezogene Daten einsehen.
Andere KollegInnen können nur grundlegende Informationen wie deinen Namen, dein Team, deinen Arbeitsplan und deine Position sehen, um beispielsweise neue KollegInnen kennenzulernen.
Benötigst du Hilfe?
Bist du bei etwas nicht weitergekommen? Wende dich an deinen Admin oder starte einen Chat mit uns über die Chat-Funktion unten rechts in HoorayHR!