sHoorayHR biedt de mogelijkheid om automatisch documenten te genereren op basis van templates. In dit artikel leggen we uit wat een template is en hoe je deze instelt.
Een template is een Word-document met daarin variabelen zoals {medewerker.voornaam}. Bij het genereren zullen de variabelen vanuit het template worden vervangen door gegevens uit HoorayHR. Dit bespaart tijd en zorgt voor foutloze documenten.
Download hier een voorbeeld template om nog sneller te kunnen starten.
Wie mogen templates beheren?
Welke templates gebruikt en beheerd kunnen worden, hangt af van de categorie waar het template aan gekoppeld is. Per categorie bepaal je namelijk wie er ‘bewerkrechten’ hebben. Het werkt als volgt:
Beheerdersrechten: Collega’s met bewerkrechten voor ‘alle medewerkers’ kunnen templates uit deze categorie gebruiken én beheren (toevoegen en bewerken).
Teamleider-rechten: Collega’s met bewerkrechten voor ‘eigen team’ kunnen templates uit deze categorie gebruiken om een document te genereren, maar kunnen geen templates beheren.
Geen rechten: Collega’s zonder bewerkrechten in een categorie (dit zijn de standaard medewerkers) kunnen geen documenten genereren.
Layout
Je kunt een document in je eigen layout en huisstijl opmaken in Word. Afbeeldingen zoals logo's, tabellen, lettertypes tekstvakken en kleuren zijn allemaal ondersteund.
Tip: voor het beste resultaat gebruik je één van de volgende lettertypes in je document: Times New Roman, Courier New, Calibri, Arial, Source Sans Pro, Cambria, Noto Sans of Noto Serif.
Taal instellen
Bij elk template stel je de taal in: Nederlands, Engels of Duits. De geselecteerde taal wordt gebruikt om velden correct te vertalen. Denk hierbij aan meerkeuze velden zoals burgerlijke staat of geslacht, of voor het opmaken van datums.
Hoe gebruik je variabelen?
Variabelen zijn plaatsaanduidingen in het Word-document die automatisch worden vervangen door specifieke gegevens wanneer het document wordt gegenereerd.
In HoorayHR kunnen variabelen verwijzen naar verschillende informatie over een werknemer, zoals profielvelden, het contract of het dienstverband. Ook zijn er variabelen voor bedrijfsmiddelen velden, te gebruiken voor het genereren van een bruikleenovereenkomst.
Een variabele staat in een template tussen accolades, zoals {medewerker.voornaam}. Wanneer je een document genereert, wordt deze variabele automatisch vervangen door de voornaam van de betreffende medewerker.
Een overzicht van alle variabelen vind je in de applicatie bij het toevoegen van een template.
Tip: je kunt er ook voor kiezen om een variabele niet te koppelen aan een veld in HoorayHR. In dat geval kun je de waarde van deze variabele handmatig invoeren tijdens het genereren van het document.
Stap voor stap: Een template aanmaken
Stap 1: Een nieuw template maken
Open de feature ‘Documenten’ binnen HoorayHR.
Klik op de knop ‘Acties’.
Kies vervolgens de optie ‘Nieuw template’.
Stap 2: Je document voorbereiden
Maak een nieuw Word-document (.docx), hierbij kan je gebruik maken van ons voorbeelddocument.
Plaats de gewenste variabelen in het document.
Stap 3: Upload het document
Upload het document in HoorayHR.
Wil je het document toch vervangen? Ga dan terug naar 'Document voorbereiden' en vervang het document.
Stap 4: Template-instellingen aanpassen
Geef je template een naam, deze is zichtbaar wanneer je een document gaat genereren of in het template overzicht.
Kies een categorie. Afhankelijk van de categorie waar het template in zit wordt bepaald wie het template mag beheren en gebruiken om een document te genereren.
Kies de gewenste taal. Deze wordt gebruikt om variabelen/velden naar de juiste taal te vertalen.
Voeg eventueel een notitie toe. Deze is zichtbaar hij het kiezen van een template wanneer je een document gaat genereren.
Stap 5: Koppel de variabelen
Koppel je variabelen aan de juiste velden in HoorayHR. De variabelen die je leeg laat dienen tijdens het genereren handmatig ingevuld te worden.
Stap 6: Template opslaan
Zodra alles correct is ingesteld, sla je het template op.
Stap 7: Genereer een document
Nu het template is aangemaakt, kun je het gebruiken om een document te genereren. Lees hier meer over het genereren van een document.