Om een document te genereren maak je eerst een document template aan met variabelen. Bij het genereren zullen de variabelen vanuit het template worden vervangen door gegevens uit HoorayHR. Dit is handig voor bijvoorbeeld contracten of bruikleenovereenkomsten. Zo bespaar je tijd en dit zorgt voor foutloze documenten.
Stap-voor-stap: een document genereren
Stap 1: Een document genereren
Open de feature ‘Documenten’ binnen HoorayHR.
Klik op de knop ‘Acties’.
Kies vervolgens de optie ‘Document genereren’.
Stap 2: Selecteer een template
Selecteer welk template je wilt gebruiken om een document te genereren.
Stap 3: Vul de algemene gegevens in
Selecteer voor welke collega je het document wil genereren.
Geef het document een naam. Deze is ook zichtbaar voor de medewerker.
Kies een categorie en label voor het document.
Stap 4: Controleer de variabelen
Je ziet hier een overzicht van alle variabelen die in het document worden gebruikt, en welke waarde deze velden in HoorayHR hebben.
Controleer of alle variabelen correct zijn ingevuld. Wanneer er velden missen, of als je nieuwe items zoals contract of arbeidsvoorwaarden wilt toevoegen, dan kun je dat direct doen zonder de pagina te hoeven verlaten. Deze worden gelijk opgeslagen in het personeelsdossier.
Gebruik je contract- of bedrijfsmiddelenvelden in het document? Dan koppelen wij automatisch het document aan het item. Zo vind je het document later makkelijker terug bij het gerelateerde item! Lees meer over het koppelen van documenten.
Stap 5: Bekijk het voorbeeld
Bekijk in de samenvatting of alle gegevens kloppen. In het voorbeeld zie je geel gemarkeerde velden, dit zijn de variabelen die HoorayHR heeft vervangen. Deze markeren zullen worden verwijderd wanneer je het document opslaat.
Wil je nog iets wijzigen? Dan kun je naar de vorige stappen navigeren.
Stap 6: Document opslaan
Tevreden met het voorbeeld? Klik op "Opslaan".
Je wordt nu doorgestuurd naar het zojuist gegenereerde document. Het document is nu nog niet zichtbaar voor de medewerker. Vanuit hier kun je het document delen of ter ondertekening aanbieden.
