Als je met Recruitee werkt en je hebt een nieuwe kandidaat aangenomen, kun je ervoor zorgen dat deze kandidaat direct aan HoorayHR wordt toegevoegd. Vanaf daar kun je de nieuwe collega onboarden en zorgen dat zijn of haar profiel gevuld wordt in HooryHR. Maar eerst, hoe koppel je Recruitee aan HoorayHR?
Inhoud:
Koppelgegevens vanuit Recruitee aanmaken
Voor je in HoorayHR de integratie kan activeren, zijn er in Recruitee een aantal gegevens die aangemaakt moeten worden waarmee de koppeling gemaakt kan worden tussen de twee systemen.
Er zijn twee gegevens nodig:
Bedrijfs-ID
API token
Deze kunnen worden opgehaald in Recruitee via de volgende stappen:
Ga naar
Instellingen.Kies vervolgens voor
Apps en plugins.Selecteer hier
Persoonlijke API tokens. Hier kan een nieuwe token worden aangemaakt.Klik op
Nieuw token.Geef de token een naam (voor jezelf, bijvoorbeeld: ‘koppeling HoorayHR’)
De token verschijnt nu in beeld
Na aanmaken van een token kun je de bedrijfs-ID en token in de Hooray setup wizard plakken. Alle stappen daarvoor, vind je hieronder.
Activeren integratie in HoorayHR
Het activeren van de integratie met Recruitee via HoorayHR doe je via de onderstaande stappen.
Login in jullie HoorayHR omgeving.
Navigeer via her hoofdmenu naar
Integraties.Zoek de integratie op in de lijst en klik op de blauwe knop
Activeren.Vul de volgende informatie in de wizard in:
Bedrijfs-ID (voor uitleg, zie “Koppelgegevens vanuit Recruitee aanmaken”)
API-token (voor uitleg, zie “Koppelgegevens vanuit Recruitee aanmaken”)
Webhook secret (voor uitleg, zie “Automatisch importeren”)
5. Klik op ‘Volgende'
6. Het is gelukt! Klik op Klaar om de wizard af te ronden.
Medewerkers importeren
Het toevoegen van nieuwe collega’s aan HoorayHR vanuit Recruitee kan op 2 manieren. De ene optie is automatisch zodra een collega is aangenomen en deze status ook toegewezen krijgt in Recruitee. De andere manier is een handmatige import in HoorayHR zelf. Hieronder zullen we beide varianten toelichten.
Automatisch importeren (via webhook)
Om te zorgen dat collega’s die in Recruitee de status ‘aangenomen’ hebben, direct aan HoorayHR worden toegevoegd, heb je hiervoor zogeheten ‘webhooks’ nodig. Met deze webhooks stuurt Recruitee een signaaltje naar Hooray zodra een kandidaat wordt aangenomen.
Een webhook aanmaken in Recruitee kan als volgt:
Ga naar
Instellingenin Recruitee.Kies hier voor
Apps en plugins.Selecteer
Webhooks.Klik op
Een nieuwe webhook.Vul een naam in (voor intern gebruik, bijv ‘koppeling HoorayHR’)
Vul de volgende “publiceer URL” in: https://api.hooray.nl/recruitee/webhooks.
Vink
Beweeg binnen funnelaan.Klik op
Bevestig en creeër.Kopieer de “Secret” onderaan de pagina (klik eerst op “Toon secret” om het in beeld te brengen).
Plak de gekopieerde “Secret” in de integratie setup wizard.
Let op: Als dit niet wordt geactiveerd, zal de import niet automatisch gaan.
Zodra je de webhook hebt ingesteld, worden kandidaten die op “aangenomen” worden gezet in Recruitee, automatisch in HoorayHR aangemaakt. En mocht er een import gedraaid zijn, ontvangen alle admins van de Hooray omgeving daar per mail een bericht over.
Handmatig importeren
Naast het automatiseren van nieuwe collega’s in HoorayHR, kun je ook handmatig importeren. Volg onderstaande stappen om een handmatige import in HoorayHR uit te voeren.
Ga naar
Collega's.Klik op
Collega toevoegen.Klik naast de knop ‘Voeg toe’ op het pijltje naar beneden voor
Importeer van Recruitee.Selecteer uit de lijst wie je wilt importeren.
Klik op
Importeren.
En je bent klaar! Nu kun je het profiel van deze collega aanvullen met alle informatie, zoals NAW gegevens en contractdata. Meer informatie over het vullen het profiel van de nieuwe medewerker, vind je op deze pagina uit ons Helpcenter.
Wat word er vanuit Recruitee geïmporteerd?
De volgende gegevens worden geïmporteerd (indien beschikbaar) vanuit Recruitee:
Naam
E-mailadres*
Telefoonnummer*
Functienaam
Avatar
* als er meerdere e-mailadressen of telefoonnummers zijn, wordt de eerste (in Recruitee de bovenste) gebruikt.
E-mailmeldingen van geïmporteerde kandidaten uitschakelen
Wanneer een kandidaat automatisch wordt geïmporteerd vanuit Recruitee (via een webhook), worden alle administrator gebruikers van je bedrijf per e-mail op de hoogte gebracht. Als er fouten zijn opgetreden bij het importeren van de kandidaat, wordt dit ook vermeld met de reden waarom het mislukt is.
Indien je deze e-mailmeldingen niet wil ontvangen, dan kun je deze als volgt uitschakelen:
Klik rechtsboven op je profielfoto
Mijn instellingen.Ga naar het submenu
Notificaties.Schakel het vinkje bij Recruitee imports uit
Klik rechtsboven op
Opslaan.