Als je start met HoorayHR, is een van de eerste stappen zorgen dat de uren van alle werknemers per dag en per week goed worden ingesteld in het werkschema. Op basis van deze bedrijfsinstellingen en de ingestelde fulltime uren (1FTE) berekend HoorayHR o.a. automatisch verlofbudgetten. Het is mogelijk om deze aan te passen. Zo houd je grip op jouw bezetting en weet je precies wie er vandaag aanwezig is.
Standaard werkschema in de bedrijfsinstellingen
Zodra de bedrijfsinstellingen correct zijn ingevuld, kun je als volgende stap zorgen dat het werkschema per collega goed wordt ingevuld. Niet alle collega’s werken immers dezelfde uren en dagen. Hieronder volgt een stappenplan om per collega het werkschema kloppend te maken.
Standaard werkschema per profiel instellen
Je hebt 2 opties:
Vanuit het admin menu Dienstverbanden > Werkschema's
Vanuit het profiel van jouw collega Dienstverband > Werkschema (vanaf stap 2)
Ga naar Dienstverbanden > Werkschema's
ofKlik binnen het profiel van jouw collega op ‘Dienstverband’ en ga naar 'Werkschema'
Klik op "Werkschema toevoegen"
Bewerk hier het werkschema zoals afgesproken. Het is ook mogelijk om meerdere werkschema’s toe te voegen voor verschillende termijnen. Deze optie is bijvoorbeeld ideaal voor medewerkers die eerst 32 uur werken, om vervolgens 36 uur te gaan werken.
Vervolgens kun je per werkdag aangeven of deze collega werkt (zet deze dag aan of uit via de button) en eventueel ook het aantal uur.
Optioneel: Werkt een collega bijvoorbeeld om de week minder dagen of andere uren? Dan kun je dit aangeven door ‘Volgende week is anders dan deze week’ aan te vinken en voor die specifieke week de uren en dagen aan te passen.
Als alles is ingevuld, kies je voor ‘Opslaan’.
De automatische berekening van de verlofuren op basis van het werkschema vind je vervolgens o.a. in het verlofbudget overzicht van je collega
Tip voor een standaard vrije dag ruilen:
Je kunt meerdere werkschema’s aanmaken en vooruit plannen. Per werkschema geef je aan van en tot wanneer deze loopt, welke dagen er wordt gewerkt en voor hoeveel uur per dag.
Nulurencontract of freelancer?
Is een van jouw collega’s freelancer of werkt deze op basis van een nulurencontract? Dan is daar een aparte functionaliteit voor. Klik hier voor de artikel.
Je kunt hiervoor de switch aanzetten bij ‘Nulurencontract of freelancer’.
Geef aan wanneer de ingangsdatum is en of er een einddatum is voor dit werkschema.
Geef voor de huidige week aan wanneer jouw collega aanwezig is en voor hoeveel uur per dag.
Klik op opslaan om dit werkschema te activeren.
Op basis van de aangemaakte werkschema’s worden beschikbaarheden weergegeven op het dashboard, in de kalender en zelf in de kalender-integraties met o.a. Google en Microsoft 365.
Negatief verlofsaldo
Oproepkrachten hebben geen vaste contracturen (per week). Het grote verschil met jouw vaste collega’s is dat oproepkrachten hierdoor geen (wettelijk en bovenwettelijk) verlofbudget opbouwen. Het kan dus zijn dat wanneer er gebruikt wordt gemaakt van feestdagen en verplichte vrije dagen, en jouw oproepkracht toevallig aan het werk is die dag, er een negatief saldo ontstaat. In het verlofbudget-rapport kan je terugvinden hoe dit saldo is ontstaan.