In dit artikel helpen we je om snel en simpel een nieuwe collega te onboarden met HoorayHR en direct toe te voegen (en te koppelen) aan Nmbrs.
Met HoorayHR kun je eenvoudig alle data van je nieuwe collega verzamelen en in één keer doorzetten naar Nmbrs. Je kunt alle data zelf invoeren, maar je kunt ook je nieuwe collega taken geven, zodat hij/zij zelf zijn profiel vult en een kopie van zijn paspoort bijvoorbeeld upload.
In onderstaande stappenplan leer je hoe je in een paar minuten een nieuwe collega goed onboard.
Stappenplan
Allereerst dienen we een nieuwe collega toe te voegen en de data in HoorayHR te verrijken.
Maak een nieuwe gebruiker aan, eventueel met privé e-mailadres als je nog geen zakelijk e-mailadres beschikbaar hebt.
Activeer het dienstverband via 'Collega's > Naam Medewerker > Dienstverband > Dienstverband activeren'
Op basis van stap 1 en stap 2 zijn direct alle zaken klaargezet voor de indiensttredingsdatum, contract en werkschema. Daarnaast zijn alle verloftypes die standaard zijn toegewezen ook meteen correct gecalculeerd.
Hierna kun je kiezen om de data zelf compleet te maken, of dat je dit door de nieuwe medewerker zelf laat doen. We leggen hieronder uit hoe je de nieuwe medewerker zelf zijn gegevens kan laten invullen
Activeer workflow
Ga naar workflows en activeer de onboarding workflow voor een nieuwe medewerker. Zorg dat hierin een taak zit voor het vullen van Profiel van de medewerker en ook een taak voor het uploaden van bijvoorbeeld een paspoort en/of loonheffingsformulier. Koppel deze taken aan de nieuwe medewerker
Tip voor vullen profiel: kies bij Acties voor 'Aangepaste link' en vul hier in 'https://app.hoorayhr.io/me/profile'. Doordat er 'me' in staat ga je altijd naar je eigen profiel, zo ook de nieuwe medewerker.
Nodig de medewerker uit via Dashboard > Taken > Uitnodigignen'. De medewerker ontvangt een mail en kan vervolgens de taken terugvinden op zijn/haar dashboard.
Nu je alle gegevens hebt verzameld zijn er nog twee stappen over, namelijk het contract ondertekenen en toevoegen aan Nmbrs
Stel het contract op, voeg deze toe bij documenten en biedt dit via 'Acties > Ondertekenen' ter ondertekening aan bij de nieuwe medewerker en de tekenbevoegde intern
Activeren integratie met Nmbrs: tot slot, ga naar de instellingen bij de collega om de nieuwe collega toe te voegen aan Nmbrs. Dit doe je door naar 'Collega's > Nieuwe medewerker > Meer > Instellingen te gaan en daar te klikken bij Nmbrs op 'activeren'.
Nieuwe medewerker aanmaken: kies voor 'Nieuwe medewerker aanmaken' en vergeet niet het correcte medewerker-template te kiezen. Hiermee worden alle loonsettings direct klaargezet in Nmbrs.
Bestaat de medewerker al in Nmbrs: kies dan in de dropdown de betreffende medewerker.
Hopla! Nu worden alle gegevens doorgezet naar Nmbrs en is de medewerker toegevoegd aan de loonadministratie.