Het kan soms gebeuren dat een medewerker van dienstverband wisselt, bijvoorbeeld als iemand van stagiair naar vaste medewerker gaat.
Voor HoorayHR maakt dit niet zoveel uit, maar voor je loonadministratie heeft dit wel degelijk invloed. Dit omdat deze medewerker een nieuw dienstverband aangaat.
Er dienen meerdere dienstverbanden te zijn in je loonadministratie. Deze situatie is relevant als je een koppeling hebt met je loonadministratiepakket (bijvoorbeeld Nmbrs).Er zijn twee mogelijke manieren om een dubbel dienstverband goed te verwerken.
De optie die jij wilt, hangt af wat jij en je loonadministrateur handig vinden. Stem dit met elkaar af.
Optie 1: zelfde gebruiker in HoorayHR, een nieuwe gebruiker/dienstverband in je loonpakket
De gebruiker in HoorayHR is eerst stagiair en verandert daarna naar vaste medewerker. De gebruiker staat al gekoppeld met je loonpakket (bv Nmbrs).
We behouden de gebruiker in HoorayHR en maken een nieuwe medewerker met nieuw dienstverband aan in Nmbrs. Op deze manier behoudt je één inlog voor de medewerker in HoorayHR.
Zet de koppeling uit in HoorayHR met je loonpakket (Nmbrs).
Zet de koppeling weer aan en kies ‘Maak nieuwe gebruiker aan in Nmbrs’
Check in Nmbrs of alle indiensttredingsdata, contracten en salarissen goed staan. Wil je contracten/salarissen uit het verleden niet in de nieuwe medewerker en/of dienstverband, verwijder deze dan in VismaNmbrs
Nu heb je in HoorayHR één gebruiker, en in Nmbrs twee medewerkers. De tweede medewerker is nu het nieuwe dienstverband voor de medewerker.
Optie 2: nieuwe gebruiker in HoorayHR, een nieuwe gebruiker/dienstverband in je loonpakket
De tweede optie is om in zowel je loonpakket (Nmbrs) als in HoorayHR een nieuwe gebruiker te creëren. Het voordeel is dat je dan alles in HoorayHR helemaal goed kunt instellen, zodat alles correct naar Nmbrs gaat.
Het nadeel is dat de medewerker twee inlogs heeft.
Archiveer de huidige medewerker (stagiair): verander het e-mailadres in het oude account, zodat het e-mailadres weer beschikbaar is (bv naam_oud@jouwbedrijf.nl)
Maak een nieuwe gebruiker aan
Vul alle gegevens in en activeer het dienstverband
Zet de koppeling weer aan en kies ‘Maak nieuwe gebruiker aan in Nmbrs’. Hierdoor is er een nieuwe medewerker +dienstverband voor het vaste contract aangemaakt
Check of het verlofbudget klopt
Nodig de medewerker weer uit voor HoorayHR