Als werkgever wil je grip hebben op je hele bedrijf en dus ook alle processen die er lopen. 'Documentenbeheer' van HoorayHR helpt je hierbij. Richt gemakkelijk categorieën en labels in, deel documenten met één druk op de knop en stel herinneringen in zodat jij nooit meer iets vergeet.
Categorieën
Binnen documentenbeheer maak je gemakkelijk categorieën en labels aan. Standaard staan er twee categorieën voor je klaar. Maak gemakkelijk nieuwe categorieën aan en deel jouw documenten slim in.
Categorie aanmaken
Als beheerder maak je gemakkelijk nieuwe categorieën aan.
Vanuit het 'Documentenoverzicht', klik op ‘Voeg nieuwe categorie toe’
Kies een categorienaam en een bijpassend icoon
Opslaan - Jouw categorie staat nu klaar om gevuld te worden.
Categorie bewerken
Foutje gemaakt? Kan gebeuren. Pas gemakkelijk een categorie aan.
Vanuit het 'Documentenoverzicht', zie je achter elke categorie een bewerk-knop (de drie stippen).
Kies voor ‘Bewerk categorie’
Pas de naam en eventueel het icoon aan.
Opslaan - De categorie is direct bijgewerkt.
Let op: Er zijn twee vaste categorieën die je niet kunt verwijderen. Dit zijn ‘Contracten’ en ‘Loonstroken’.
Categorie verwijderen
Wil je een complete categorie, inclusief bijhorende labels en documenten in een keer verwijderen? Dat kan. Alleen de twee standaard categorieën ‘Contracten’ en ‘Loonstroken’ kunnen niet worden verwijderd.
Let op: alle gerelateerde documenten en labels worden automatisch verwijderd. Dit is niet terug te draaien.
Vanuit het 'Documentenoverzicht', zie je achter elke categorie een bewerk-knop (de drie stippen).
Kies voor ‘Verwijder categorie’
Lees de bijsluiter, typ vervolgens exact de naam van de categorie over ter bevestiging.
Verwijder - De categorie, inclusief bijhorende documenten en labels zijn direct verwijderd.
Labels
Een mooi voorbeeld is de categorie ‘Contracten’. Binnen deze categorie heb je bijvoorbeeld de labels ‘Onbepaalde tijd’ en ‘Bepaalde tijd’. Met deze labels kun je dus ook filteren zodat jij (of je collega) gemakkelijk en snel een document kan terugvinden.
Label aanmaken
Binnen een categorie maak je gemakkelijk labels aan. Zie het als sub-categorieën waarmee jij je de documenten nog slimmer kan indelen.
Vanuit een categorie-overzicht, klik op ‘Voeg nieuwe label toe’
Kies een label
Opslaan - Jouw label staat nu klaar om gevuld te worden.
Label bewerken
Wil je de label hernoemen? Pas gemakkelijk een label aan.
Vanuit een categorie-overzicht, zie je achter elke label een bewerk-knop (de drie stippen).
Kies voor ‘Bewerk label’
Pas de naam aan
Opslaan - De label is direct bijgewerkt.
Label verwijderen
Wil je een label, inclusief bijhorende documenten in een keer verwijderen? Dan kan.
Let op: alle gerelateerde documenten worden automatisch verwijderd. Dit is niet terug te draaien.
Vanuit een categorie-overzicht, zie je achter elke label een bewerk-knop (de drie stippen)
Kies voor ‘Verwijder label’
Lees de bijsluiter, typ vervolgens exact de naam van de label over ter bevestiging.
Verwijderd- De label, inclusief bijhorende documenten is direct verwijderd.
