Heb je als bestaande klant meerdere HoorayHR-omgevingen in gebruik en willen jullie overstappen naar één omgeving met daarin meerdere juridische entiteiten, zoals verschillende BV’s of buitenlandse vestigingen? In dit artikel leggen we uit hoe je samen met ons Customer Succes team dit proces doorloopt.
Let op: Dit proces is alleen van toepassing voor bestaande klanten met meerdere omgevingen. Neem contact op met ons Customer Success team om de migratie in gang te zetten.
Stap 1: Collega’s exporteren per omgeving
Ons team maakt per omgeving een export van alle collega’s. E-mailadressen worden tijdelijk in de nieuwe omgeving aangepast bijvoorbeeld naar naam_nieuw@bedrijf.nl, zodat ze niet dubbel voorkomen. Na afronding van de migratie herstellen we de originele adressen en kun je collega’s uitnodigen.
Maken jullie gebruik van een integratie zoals Nmbrs of Loket?
Dan verloopt het overzetten iets anders. In dat geval verwijder je eerst de koppeling in de oude omgeving en importeer je daarna de collega’s opnieuw in de nieuwe omgeving. Volg hiervoor deze stappen:
Verwijder de koppeling in de oude omgeving via
Instellingen > Integraties(bovenaan in je scherm).Pas de e-mailadressen aan in de oude omgeving via het profiel van elke collega, bijvoorbeeld naar naam_oud@bedrijf.nl.
Activeer de integratie in de nieuwe omgeving per entiteit en importeer de collega’s opnieuw.
Meer weten over het activeren van de integraties?
Stap 2: Bedrijfsmiddelen overzetten
In overleg kunnen we het overzetten van bedrijfsmiddelen verzorgen. We zetten dan de bestaande labels over naar de nieuwe omgeving. Daarna maken we een export van alle middelen uit de oude omgeving(en) om vervolgens de gegevens te importeren in de nieuwe omgeving.
Let op: Alleen de huidige toewijzingen van bedrijfsmiddelen worden meegenomen. Historie van eerdere toewijzingen wordt niet overgezet.
Stap 3: Documenten overzetten
Na het overzetten van collega’s en bedrijfsmiddelen kun je zelf documenten in bulk downloaden uit de oude omgeving en vervolgens uploaden naar de nieuwe omgeving. Het is handig om de documenten per categorie te downloaden, bijvoorbeeld loonstroken of ID-bewijzen, zodat je deze in bulk weer kunt importeren. Tijdens de bulkexport zorgt het systeem ervoor dat de bestandsnamen automatisch de naam van de collega bevatten. Hierdoor worden de documenten bij het uploaden in de nieuwe omgeving automatisch gekoppeld aan de juiste collega. Je hoeft hier zelf dus niets extra’s voor te doen.
Let op: De bulk download functie is alleen beschikbaar in de oude omgeving(en) om de stabiliteit van onze applicatie te waarborgen.
Stap 4: Verlof instellen
In de nieuwe omgeving stel je zelf het verlofbeleid opnieuw in. Zorg ervoor dat alle gebruikte verloftypes uit de oude omgeving zijn aangemaakt. Wijs vervolgens de verloftypes toe aan de juiste collega’s.
Let op: historische gegevens over verlof worden niet meegenomen. Indien gewenst kun je deze handmatig toevoegen, bijvoorbeeld via screenshots.
Stap 5: Templates overzetten
Werk je met workflow templates, verslaglegging templates, feedback templates of document templates in je oude omgeving en heb je deze nog niet beschikbaar in de nieuwe omgeving? Dan kun je deze eenvoudig overzetten naar de nieuwe omgeving. Volg de instructies uit dit artikel om templates te delen met een andere omgeving: Templates delen met klantomgevingen
Stap 6: Ontwikkeling
De gegevens uit de ontwikkelingsfuncties kunnen niet automatisch worden overgezet. Dit heeft te maken met de complexiteit van de rechtenstructuur en auteurschap.
Als alternatief kun je wel relevante gespreksverslagen of notities handmatig overzetten via bijvoorbeeld screenshots. Deze screenshots upload je vervolgens in het dossier van de desbetreffende collega.
Tip: Gebruik een tool zoals Awesome Screenshot om hele pagina’s in één keer vast te leggen of specifieke delen te kunnen selecteren.
Stap 7: Medewerkers archiveren & uitnodigingen versturen
Zodra alle gegevens zijn overgezet, kun je de medewerkers in de oude omgeving in bulk archiveren. Hiervoor is het belangrijk om eerst de e-mailadressen aan te passen, bijvoorbeeld naar een variant als naam_oud@bedrijf.nl. Dit voorkomt conflicten met de e-mailadressen in de nieuwe omgeving. Ga daarna naar het overzicht van collega’s, selecteer alle medewerkers en kies voor ‘Archiveren’.
Daarna is het tijd om alle medewerkers uit te nodigen voor de nieuwe omgeving. Controleer of de e-mailadressen in de nieuwe omgeving correct zijn, bijvoorbeeld door naam_nieuw@bedrijf.nl weer terug te zetten naar het oorspronkelijke adres, zoals naam@bedrijf.nl. Zodra dit klopt, selecteer je de medewerkers die je wilt uitnodigen en kies je voor ‘Uitnodigingen’ om ze in bulk uit te nodigen.
Let op: De oude omgeving blijft beschikbaar met één gratis seat. Zo heb je altijd toegang tot historische data, mocht je in de toekomst nog informatie nodig hebben uit de oude omgeving.