Ändert sich der Arbeitszeitplan im Laufe des Jahres, zum Beispiel beim Wechsel von Vollzeit in Teilzeit oder von fünf auf drei Arbeitstage pro Woche, muss der Urlaubsanspruch anteilig berechnet werden. Dafür gibt es mehrere mögliche Rechenwege. In diesem Artikel zeigen wir, wie HoorayHR rechnet und warum.
Warum kommen je nach Software leicht unterschiedliche Ergebnisse heraus?
Der gesetzliche Mindesturlaub ist klar geregelt. Wie genau ein Urlaubsanspruch auf mehrere Arbeitszeitpläne innerhalb eines Jahres aufgeteilt wird, kann in der Praxis aber unterschiedlich gehandhabt werden. Manche Tools rechnen nach Monaten, andere nach Kalendertagen. Die Unterschiede sind klein: Sie liegen in der Regel deutlich unter einem Zehntel Urlaubstag pro Jahr.
So rechnet HoorayHR
HoorayHR rechnet nicht in ganzen Monaten, sondern mit den tatsächlichen Kalendertagen des Jahres. Das ist genauer, denn Arbeitszeitpläne beginnen oder enden nicht immer zum Monatswechsel.
Die Berechnung läuft in drei Schritten, jeweils pro Arbeitszeitplan:
Wir berechnen den Anteil am Jahr.
Wir berechnen den Anteil der Arbeitstage (VZÄ-Quote).
Wir berechnen den Urlaubsanspruch und addieren die Ergebnisse aller Arbeitszeitpläne.
1. Anteil am Jahr
Anhand von Start- und Enddatum des Arbeitszeitplans zählen wir die Kalendertage und setzen sie ins Verhältnis zu den Tagen des Jahres.
Beispiel: Anteil am Jahr
2026 hat 365 Tage.
Arbeitszeitplan A (1. Januar bis 30. Juni) hat 181 Tage, das sind 49,6 % des Jahres.
Arbeitszeitplan B (1. Juli bis 31. Dezember) hat 184 Tage, das sind 50,4 % des Jahres.
2. Anteil der Arbeitstage (VZÄ-Quote)
Als Nächstes vergleichen wir, an wie vielen Tagen pro Woche laut Arbeitszeitplan gearbeitet wird, mit den Arbeitstagen pro Woche bei Vollzeit. Die Wochenstunden spielen dafür keine Rolle: Wer weniger Stunden, aber weiterhin an fünf Tagen pro Woche arbeitet, behält den vollen Anspruch.
Beispiel: Anteil der Arbeitstage
Vollzeit bedeutet eine 5-Tage-Woche.
Arbeitszeitplan A (3 Arbeitstage pro Woche) entspricht 60 %.
Arbeitszeitplan B (5 Arbeitstage pro Woche) entspricht 100 %.
3. Urlaubsanspruch berechnen
Zum Schluss multiplizieren wir den Anteil am Jahr mit dem Anteil der Arbeitstage und dem Urlaubsanspruch bei Vollzeit. Das ergibt den Anspruch pro Arbeitszeitplan. Die Summe ist der Urlaubsanspruch für das Jahr in Urlaubstagen.
Beispiel: Berechnung des Urlaubsanspruchs
Der Urlaubsanspruch bei Vollzeit beträgt 30 Urlaubstage pro Jahr.
Arbeitszeitplan A: 49,6 % × 60 % × 30 Tage = 8,9 Tage
Arbeitszeitplan B: 50,4 % × 100 % × 30 Tage = 15,1 Tage
Urlaubsanspruch gesamt: 8,9 + 15,1 = 24,0 Tage
Hinweis: Im Beispiel sind die Zwischenergebnisse zur besseren Lesbarkeit gerundet. HoorayHR rundet erst nach dem Addieren aller Arbeitszeitpläne, mathematisch auf eine Nachkommastelle.
Gut zu wissen: Das Ergebnis ist der rechnerische Anspruch auf Basis der Daten im Arbeitszeitplan. Welche Regelung im Einzelfall gilt, zum Beispiel zur Rundung auf halbe oder ganze Tage, richtet sich nach Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung. Weicht der berechnete Anspruch von dieser Regelung ab, kannst du ihn manuell anpassen.
Verwandte Suchbegriffe: Urlaub, Urlaubsberechnung, Budget, Urlaubsanspruch, Budgetberechnung, Berechnung, Formel, Berechnungsmethode, Arbeitszeitplan, VZÄ