Um die DATEV-Integrationen in HoorayHR vollständig nutzen zu können, müssen bestimmte Einstellungen in deiner DATEV-Umgebung vorgenommen werden. Dieser Abschnitt erklärt, welche Schritte erforderlich sind, um die notwendigen Dienste in DATEV zu aktivieren und die richtigen Berechtigungen zu setzen.
Warum ist das wichtig?
Um die Integration nutzen zu können, müssen auf der DATEV-Seite einige grundlegende Konfigurationen vorgenommen werden. Dazu gehört das Abonnieren der richtigen DATEV-Services und die Zuweisung von Admin-Rechten. Diese Schritte sorgen dafür, dass die Verbindung reibungslos funktioniert und alle Daten sicher übertragen werden.
Was brauchst du?
Bevor du loslegst, stelle sicher, dass du folgende Dinge griffbereit hast:
Deine DATEV-Kunden-ID (entweder Hauptnummer oder Subnummer).
Zugang zum DATEV-Portal mit deinem SmartLogin oder deiner SmartCard.
Zugangsdaten für dein HoorayHR-Konto.
Was erwartet dich in diesem Guide?
Du wirst Schritt für Schritt lernen:
Welche DATEV-Services du abonnieren musst.
Wie du die Admin-Rechte korrekt konfigurierst.
Wie du die Verbindung zu HoorayHR überprüfst.
Was zu tun ist, wenn Fehler auftreten.
1. Bestellung der benötigten DATEV-Cloud-Services
Einloggen ins DATEV-Portal
Öffne das DATEV-Portal und melde dich mit deinem SmartLogin oder deiner SmartCard an.
Achte darauf, dass du die Zugangsdaten der korrekten Kunden-ID nutzt (entweder Hauptnummer oder Subnummer).
Navigieren zur Service-Bestellung
Gehe im DATEV-Portal auf den Bereich "Meine Services".
Klicke auf "Service-Bestellung", um eine Übersicht der verfügbaren Services zu sehen.
Die benötigten Services auswählen
Suche nach dem Lohnergebnisdatenservice und Lohnauswertungsdatenservice.
Setze jeweils ein Häkchen bei „Bestellen“, um diese Services zu abonnieren.
Achte darauf, dass du die Services für die richtige Subnummer oder die entsprechende Kunden-ID deines Unternehmens auswählst.
Zuweisung der Services zur Subnummer
Falls du für einen Kunden eine Subnummer erstellt hast (z. B. bei Steuerberatungskunden), stelle sicher, dass die Services der Subnummer und nicht der Hauptnummer zugewiesen werden.
Wähle dazu die Subnummer aus dem Dropdown-Menü aus.
Bestellung abschließen
Überprüfe die Zusammenfassung und bestätige die Bestellung der Services.
DATEV sendet eine Bestätigungs-E-Mail, sobald die Services aktiviert sind.
Überprüfen, ob die Services aktiv sind
Nach der Bestellung kannst du den Status der Services überprüfen:
Gehe in den Bereich "Meine Services" im DATEV-Portal.
Prüfe, ob der Lohnergebnisdatenservice und der Lohnauswertungsdatenservice als aktiv angezeigt werden. Wenn du auf "Berechtigungen" bei deinem Mandanten gehst, dann sollten nach erfolgreicher Bestellung bei Lohnauswertungsdatenservice und Lohnergebnisdatenservice ein grünes Häkchen sichtbar sein, wie in dem folgenden Screenshot.
Hinweise
Sollten die Services nicht sofort aktiv sein, warte einige Minuten und aktualisiere die Seite. Manchmal benötigt DATEV etwas Zeit, um die Bestellung zu verarbeiten.
Falls es weiterhin Probleme gibt, kontaktiere den DATEV-Support oder überprüfe, ob du die korrekte Kunden-ID/Subnummer ausgewählt hast.
Benutzerrechte konfigurieren
Du hast die DATEV-Services erfolgreich abonniert (siehe Schritt 1: DATEV-Services abonnieren) und geprüft, dass sie aktiv sind. Jetzt ist es Zeit, die Benutzerrechte zu konfigurieren. Ohne die korrekten Rechte können keine Daten zwischen DATEV und HoorayHR ausgetauscht werden.
Warum ist das wichtig?
Die richtigen Benutzerrechte stellen sicher, dass HoorayHR auf die benötigten Daten zugreifen darf und die Verbindung zur DATEV-Schnittstelle reibungslos funktioniert.
So richtest du die Benutzerrechte ein
Zugriff auf die Rechteverwaltung
Navigiere im DATEV-Portal zu "Administration" und dann zu "Berechtigungen verwalten".
Wähle die passende Kunden-ID/Subnummer aus, für die du die Services abonniert hast.
Admin-Rechte aktivieren
Damit du selbst Benutzerrechte vergeben kannst, brauchst du Admin-Rechte. Falls du diese nicht hast, gehst du wie folgt vor:
Ansprechpartner finden: Wende dich an die Hauptadministratorin oder den Hauptadministrator deines DATEV-Accounts.
Administratorrolle zuweisen lassen: Bitte darum, dir die Administratorrolle für die jeweilige Kunden-ID/Subnummer zu geben.
Benutzerrechte für die Services erteilen
Suche in der Rechteverwaltung nach den abonnierten Services:
Lohnergebnisdatenservice
Lohnauswertungsdatenservice
Setze ein Häkchen bei "Zugriff erlauben", um sicherzustellen, dass HoorayHR die Daten abrufen darf.
Zuweisung an SmartLogin oder SmartCard
Verknüpfe die berechtigten Services mit deinem SmartLogin oder deiner SmartCard:
Navigiere zu "Geräte verwalten".
Füge die Services deinem Login hinzu und speichere die Änderungen.
Bestätigung der Änderungen
DATEV zeigt dir eine Bestätigungsseite an, sobald die Berechtigungen erfolgreich aktualisiert wurden.
Notiere dir die Änderungen, falls du später darauf zurückgreifen musst.
Überprüfen, ob die Rechte korrekt eingerichtet sind
Gehe im DATEV-Portal zu "Administration > Berechtigungen".
Prüfe, ob bei den abonnierten Services dein SmartLogin oder deine SmartCard als "berechtigt" angezeigt wird.
Logge dich in HoorayHR ein und teste, ob die Verbindung zur DATEV-Schnittstelle funktioniert:
Navigiere zu "Integrationen" und überprüfe den Verbindungsstatus.
Fehlerbehebung: Häufige Fehler und Lösungen
Auch wenn die Einrichtung der DATEV-Integration in HoorayHR sorgfältig durchgeführt wurde, können gelegentlich Probleme auftreten. Hier findest du eine Übersicht der häufigsten Fehler sowie Schritt-für-Schritt-Anleitungen, um diese zu beheben.
1. Fehler: "Keine Daten verfügbar"
Ursache:
Die Mitarbeitenden- oder Lohnabrechnungsdaten wurden noch nicht in die DATEV-Cloud hochgeladen.
Es wurde ein Zeitraum gewählt, für den keine Daten vorhanden sind.
Lösung:
Daten in DATEV prüfen
Öffne die DATEV-Anwendung, mit der du Löhne verwaltest (z. B. LODAS oder Lohn und Gehalt).
Stelle sicher, dass die Daten in die DATEV-Cloud exportiert wurden.
Korrekten Zeitraum wählen
Teste den Import in HoorayHR mit einem Zeitraum, für den Daten garantiert verfügbar sind (z. B. den letzten abgeschlossenen Monat).
Manuellen Import testen
Gehe in HoorayHR zu "Kolleg
> Importieren von DATEV".Wähle die Option "Manuell hochladen", um einzelne Datensätze direkt zu importieren.
2. Fehler: "Token abgelaufen"
Ursache:
Das Authentifizierungstoken für die DATEV-Verbindung ist abgelaufen.
Lösung:
Token erneuern
Gehe in HoorayHR zu "Integrationen > DATEV".
Melde dich erneut mit deinem SmartLogin oder deiner SmartCard an, um ein neues Token zu generieren.
Gültigkeitsdauer überwachen
Notiere dir das Ablaufdatum des Tokens in HoorayHR unter "DATEV-Einstellungen > Token-Details", um rechtzeitig eine Erneuerung vorzunehmen.
3. Fehler: "Fehlercode 200: Dokument nicht gefunden"
Ursache:
Es wurde versucht, ein Dokument für einen falschen oder nicht verfügbaren Zeitraum abzurufen.
Lösung:
Korrektes Datum prüfen
In DATEV werden Daten häufig erst nach Abschluss des Lohnlaufs in die Cloud geladen.
Überprüfe, ob der Lohnlauf für den gewünschten Zeitraum bereits abgeschlossen wurde.
Einstellungen für den Import anpassen
Gehe in HoorayHR zu "Dokumente > Lohnabrechnungen".
Wähle einen früheren Monat oder passe den Zeitraum an (z. B. letzter abgeschlossener Monat).
4. Fehler: "SmartLogin nicht aktiv"
Ursache:
Das SmartLogin wurde nicht aktiviert oder ist nicht korrekt verknüpft.
Lösung:
SmartLogin prüfen
Stelle sicher, dass die SmartLogin-App auf deinem Gerät installiert und aktiv ist.
Öffne die App und überprüfe, ob du angemeldet bist.
SmartLogin erneut verknüpfen
Logge dich ins DATEV-Portal ein und gehe zu "Geräte verwalten".
Entferne das alte SmartLogin und füge es erneut hinzu.