Um die DATEV-Integrationen in HoorayHR vollständig nutzen zu können, müssen bestimmte Einstellungen in deiner DATEV-Umgebung vorgenommen werden. Dieser Abschnitt erklärt, welche Schritte erforderlich sind, um die notwendigen Dienste in DATEV zu aktivieren und die richtigen Berechtigungen zu setzen. Falls du bei der Einrichtung gerne Unterstützung hättest, kannst du diese direkt von DATEV anfordern - die Links und Kontaktdaten dazu findest du am Ende dieses Artikels.
Warum ist diese Einrichtung wichtig?
Um die Integration nutzen zu können, müssen auf der DATEV-Seite einige grundlegende Konfigurationen vorgenommen werden. Dazu gehört das Abonnieren der richtigen DATEV-Services und die Zuweisung von Admin-Rechten. Diese Schritte sorgen dafür, dass die Verbindung reibungslos funktioniert und alle Daten sicher übertragen werden.
Was brauchst du, bevor du startest?
Bevor du loslegst, stelle sicher, dass du folgende Dinge griffbereit hast:
SmartLogin-App auf dem Handy oder eine SmartCard im Kartenleser – Du benötigst diese, um dich sicher bei DATEV anzumelden.
Administrator-Zugang am PC oder Terminalserver bei DATEV – Nur mit Admin-Rechten kannst du Einstellungen in DATEV anpassen. Falls du diese Rechte nicht hast, wende dich an die zuständige Person in deinem Unternehmen.
Zugang zu HoorayHR – Dieser ist nötig, um später die Verbindung zwischen DATEV und HoorayHR zu testen.
DATEV-Kunden-ID (Haupt- oder Subnummer) – Damit stellst du sicher, dass die Bestellung der DATEV-Services auf das richtige Konto läuft.
Zugriff auf die Lohnsoftware (LODAS oder Lohn und Gehalt) – Diese brauchst du, um die Services in DATEV zu aktivieren und den Monatsabschluss durchzuführen.
Hinweis:
Wenn du mit einem Steuerberater oder einer Steuerberaterin zusammenarbeitest, übernimmt diese Person in der Regel die nötigen Einstellungen in DATEV. Wichtig ist: Nur wer Admin-Rechte für eure Beraternummer hat, kann die Konfiguration durchführen. Kläre am besten vorab, ob dein Steuerberater diese Rechte hat und die Einrichtung für euch übernimmt.
Überblick: Diese Schritte musst du durchlaufen
Vorbereitung
Mandantenregistrierung starten
Cloud-Dienste auswählen und bestellen
Personen und Zugänge prüfen oder anlegen
Benutzerrechte sauber setzen
Monatsabschluss durchführen
Verbindung zu HoorayHR herstellen
Fehlerquellen kennen und lösen
Schritt 1: Vorbereitung am Arbeitsplatz
Führe zum Start folgende drei Schritte durch:
SmartLogin aktivieren oder SmartCard einstecken.
Als Administrator anmelden (wichtig, sonst fehlen dir möglicherweise Rechte in DATEV).
DATEV Arbeitsplatz öffnen, damit du Zugriff auf die Lohnprogramme hast.
Schritt 2: Mandantenregistrierung starten
Damit DATEV deine Cloud-Dienste korrekt zuordnet:
Öffne im DATEV Arbeitsplatz die Mandantenübersicht (linke Leiste).
Gib oben in die Suche "myDATEV Mandantenregistrierung" ein und öffne diese
Logge dich ein
Klicke auf Registrierung starten.
Schritt 3: Cloud-Dienste auswählen und abonnieren
Jetzt wählst du die beiden nötigen Services, indem du auf auf “Produkt auswählen” drückst
Lohnergebnisdatenservice
Lohnauswertungsdatenservice
Wenn du Unterstützung benötigst, findest du alle Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme mit DATEV am Ende dieses Artikels hier.
Schritt 4: Personen und Zugänge prüfen oder anlegen
Nach der Bestellung erscheint eine Liste:
Sind alle Nutzer:innen da, die Zugriff brauchen?
Falls nein:
Neue Person anlegen.
SmartCard oder SmartLogin für diese Person mitbestellen.
Wenn Mandant selbst bucht (Selbstbucher), macht er diese Registrierung im eigenen System.
Dann kannst du Weiterklicken → AGB bestätigen → Bestellung abschließen.
Wenn du Unterstützung benötigst, findest du alle Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme mit DATEV am Ende dieses Artikels hier.
Schritt 5: Überprüfen, ob die Services aktiv sind
Nach der Bestellung kannst du den Status der Services in “Rechteverwaltung Online” überprüfen:
Prüfe, ob der Lohnergebnisdatenservice und der Lohnauswertungsdatenservice als aktiv angezeigt werden. Wenn du auf "Berechtigungen" bei deinem Mandanten gehst, dann sollten nach erfolgreicher Bestellung bei Lohnauswertungsdatenservice und Lohnergebnisdatenservice ein grünes Häkchen sichtbar sein, wie in dem folgenden Screenshot:
Admin-Rechte beachten
Falls du keine Admin-Rechte hast:
Wende dich an den Hauptadministrator oder die Hauptadministratorin.
Lass dir die Administratorrolle für die entsprechende Kunden-ID/Subnummer zuweisen.
Hinweise
Sollten die Services nicht sofort aktiv sein, warte einige Minuten und aktualisiere die Seite. Manchmal benötigt DATEV etwas Zeit, um die Bestellung zu verarbeiten.
Falls es weiterhin Probleme gibt, kontaktiere den DATEV-Support (Kontaktdaten am Ende dieses Artikels) oder überprüfe, ob du die korrekte Kunden-ID/Subnummer ausgewählt hast.
Schritt 6: Monatsabschluss durchführen
Führe in deiner Lohnsoftware einen Monatsabschluss durch.
Erst danach werden die Lohn- und Personaldaten ins DATEV-Rechenzentrum übertragen, damit HoorayHR darauf zugreifen kann.
Schritt 7: Verbindung zu HoorayHR herstellen
Jetzt kannst du HoorayHR mit deiner DATEV-Umgebung verbinden:
Logge dich in dein HoorayHR-Konto ein.
Gehe zu Integrationen → DATEV → Einstellungen.
Gib die Beraternummer und Mandantennummer ein.
Klicke auf Authentifizieren und folge dem SmartLogin- oder SmartCard-Dialog.
Aktiviere die Übernahme der Stammdaten.
Überprüfe den Status:
Grün = Verbindung steht, Daten verfügbar.
404-Fehler = Noch keine Daten vorhanden (siehe unten).
Schritt 8: Fehlerquellen und Lösungen
Problem | Mögliche Ursache | Lösung |
Keine Daten vorhanden | Monatsabschluss vergessen oder Häkchen erst danach gesetzt | Monatslauf erneut durchführen oder auf nächsten Lauf warten |
Fehlercode 404 | Rechte fehlen oder falscher Ordnungsbegriff gewählt | Rechteverwaltung und Unterberaternummer prüfen |
Token abgelaufen | Authentifizierungstoken ist abgelaufen | In HoorayHR unter Integrationen → DATEV neu anmelden |
Fehlercode 200: Dokument nicht gefunden | Zeitraum in DATEV nicht abgeschlossen | In DATEV Lohnsoftware den Abschluss prüfen und ggf. einen früheren Monat auswählen |
SmartLogin funktioniert nicht | SmartLogin-App ist nicht aktiv oder Gerät nicht richtig verknüpft | App neu starten, SmartLogin neu verknüpfen im Portal unter "Geräte verwalten" |
SmartCard wird nicht erkannt | Falsche Karte oder defekter Kartenleser | Karte prüfen, Kartenleser neu anschliessen, DATEV-Portal neu öffnen |
Unterstützung von DATEV
Tipp: Weitere Informationen zu diesem Prozess findest du direkt bei DATEV unter diesem Link. Dort findest du zusätzliche Hintergrundinformationen aus Sicht von DATEV.
Sollten während der DATEV-Integration in HoorayHR Probleme auftreten, stehen dir folgende Ressourcen zur Verfügung:
DATEV Partner-Onboarding
Unter diesem Link kannst du ein Onboarding buchen.
Optionen:
Kostenloses Online-Gruppen-Training: Für bis zu zehn Personen (getrennt für Steuerberatungen und Unternehmen). Beinhaltet Vorstellung der DATEV-Datenservices (Rechnungswesen und Personalwirtschaft) sowie Informationen zu Bestellung und Einrichtung. Mehr dazu hier.
Kostenpflichtiger Einzel-Telefontermin: Unterstützung per Fernwartung durch das DATEV-Partner-Onboarding-Team beim Einrichtungsprozess. Mehr dazu hier.
DATEV Support:
Lohn und Gehalt: +49 911 319-35600
LODAS: +49 911 319-35800