Voor het beheren van workflows en templates maken we onderscheid tussen een aantal gebruikersrollen.
​
​

Alle collega’s met beheerdersrechten binnen de workflows feature, hebben rechten om templates te beheren, workflows te beheren (aanmaken, bewerken, verwijderen) en workflow labels te beheren.

Je kunt medewerkers, bijvoorbeeld je office manager, via hun profiel beheerdersrechten toekennen voor de workflows feature (zonder diegene volledig beheerder te hoeven maken). Lees hier meer over.

Binnen een workflow heeft de teamleider van de ingestelde ‘medewerker’ rol ook altijd bewerkrechten. Dit wil zeggen dat de teamleider alle taken kan zien, afvinken en bewerken.

Heb je dus een onboardingsworkflow voor een medewerker, dan heeft automatisch de teamleider van deze medewerker rechten om dit proces te beheren.

Teamleiders kunnen daarnaast workflows starten voor hun teamleden, op basis van één van de templates. Teamleiders kunnen templates alleen gebruiken, niet toevoegen of bewerken.

Een workflow wordt zichtbaar voor medewerkers zodra zij daarin een actieve taak hebben. Een taak is actief zodra een workflow geactiveerd is en de taak in een ontgrendelde sectie zit. Simpeler gezegd: er wordt van de medewerker verwacht een taak uit te voeren.

Afhankelijk van de workflow-instelling mag de medewerker alleen eigen taken (standaard) of alle taken binnen de workflow zien. Soms wil je dat een medewerker ook op de hoogte is van de taken van anderen, in dat geval kun je dat zo instellen.

Medewerkers kunnen altijd alleen hun eigen taken afvinken.

Iedere workflow heeft een workflow-verantwoordelijke. Deze collega heeft altijd bewerkrechten binnen de workflow en kan dus alles binnen de workflow wijzigen. Ook ontvangt de workflow-verantwoordelijke een melding wanneer er taken in de workflow achter lopen.